Como preencher uma invoice: um passo a passo

Se você trabalha na área do comércio exterior, é provável que saber como preencher uma invoice adequadamente faça parte do seu dia a dia.

As invoices, conhecidas por faturas internacionais ou faturas comerciais, são documentos fundamentais no âmbito internacional, pois acabam substituindo notas fiscais. 

Elas são usadas para facilitar toda a certificação de transações globais, em importação e exportação de produtos e serviços. 

A importância de uma invoice, além do registro de operações internacionais, é a de comprovar em ambos os países envolvidos na transação que os tributos foram recolhidos corretamente.

Para ajudar a deixar ainda mais claro as informações que devem constar nesses documentos, apresentamos abaixo um passo a passo completo de como preencher uma invoice.

O que é uma invoice?

Uma invoice internacional, mais conhecida por commercial invoice, nada mais é do que um documento usado para comprovar uma transação no exterior. 

Esse tipo de comprovante serve como uma prova a mais, além das notas fiscais comuns, e ajudam como base para o desembaraço alfandegário no Brasil e em outros países.

Ela deve ser emitida sempre quando um serviço for prestado em outro país ou para outro país, contendo todas as informações e condições de negociação entre o exportador e importador.

Apesar de existirem diferentes tipos de invoice, em suma, esse é o principal objetivo do documento.

Nele, devem constar as informações da prestação do serviço, dados bancários, tributações, impostos presentes na transação e outros dados tanto da empresa que está prestando serviço como da empresa beneficiária.

Outro ponto importante a destacarmos é que não existe um modelo único de invoice, cada empresa pode formatar o documento de acordo com o que achar mais vantajoso, contanto que todas as informações estejam presentes, corretas e de forma clara.

Além disso, é importante dizer que o invoice não substitui a nota fiscal. Em âmbito nacional, a nota fiscal também deve ser emitida normalmente.

Apenas após o fechamento do câmbio para a moeda nacional, é que deve ser emitida a nota fiscal e enviada junto a invoice para o exterior.

Como funcionam os impostos sobre uma invoice?

Ao emitir uma fatura comercial para o exterior, a empresa fica isenta do pagamento de PIS e Cofins, mas isso não significa que ela é livre de impostos. 

As alíquotas e impostos variam de acordo com a atividade prestada, mas impostos como IOF e Taxa de Câmbio devem ser pagas também.

Tipos de Invoice

É possível encontrar diferentes formas de classificação de uma fatura comercial, nomeadas em commercial invoice, invoice exportação e proforma invoice. As principais diferenças entre elas são:

Commercial invoice

A commercial invoice, em português fatura comercial, é um documento aduaneiro muito semelhante a uma nota fiscal, mas que contém informações mais detalhadas da operação comercial com dados do exportador e importador.

Ela deve ser emitida sempre que houver prestação de serviço ou venda de mercadorias para o exterior, emitida pela empresa ou profissional que está exportando para fora do Brasil.

Apesar do nome fatura comercial, uma invoice não é necessariamente o documento de pagamento de uma exportação. Essa possibilidade, no entanto, existe. Para isso, é necessário que seja emitido na invoice as informações de pagamento (o que acaba não sendo o mais comum).

Invoice exportação

Apesar de muitas pessoas nomearem dessa forma, a invoice exportação ou para exportação trata-se também de um tipo de commercial invoice, usada para documentar os processos de exportação para fora do Brasil de acordo com as legislações aduaneiras.

Proforma invoice

Uma proforma invoice (fatura proforma) é o documento de registro de uma intenção de compra ou venda. É uma forma mais formal de informar a intenção de negociação, de caráter informativo, assim como um orçamento ou proposta de negócio.

Diferente de uma commercial invoice, a proforma invoice não é de caráter fiscal e oficial, por isso pode ser aprovada ou reprovada pelo importador. Por isso, não há compromisso de ambas as partes, podendo ser negado pelo importador.

Como preencher uma invoice?

Para preencher a invoice corretamente, é preciso reunir no documento todas as informações obrigatórias da fatura comercial, de acordo com o que é exigido pelas autoridades alfandegárias do mundo todo.

Afinal, sem esse documento não é possível liberar o transporte e liberação de remessas e embarques, justamente por ser de caráter legal entre exportador e importador para o registro da operação comercial.

Abaixo, vamos apresentar as principais informações obrigatórias no preenchimento de commercial invoice, mas é importante estar ciente que as autoridades alfandegárias podem solicitar outras informações e documentos que julgar necessário.

Além disso, por ser um documento de transação internacional, deve ser preenchido ou nos dois idiomas da transação ou em inglês.

É interessante sinalizar dessa forma:

  • Fatura Comercial (em português);
  • Commercial Invoice (em inglês);
  • Factura Comercial (espanhol).

O que deve constar na Invoice?

Na invoice, ou fatura comercial, deve conter todas as informações e dados da operação de serviço, tanto da empresa brasileira como estrangeira. 

De acordo com o que é previsto pelas autoridades alfandegárias e  Regulamento Aduaneiro brasileiro, na Invoice deve ter os seguintes dados abaixo.

Para ficar mais fácil visualizar, você pode seguir essa sequência e ir preenchendo de acordo com a demanda da sua empresa, adicionando as informações formatadas em papel timbrado.

1. Nome e endereço

Na invoice, deve constar o nome e endereço completos do exportador e importador, além de outras informações como razão social, telefone, contato e CNPJ do exportador.

2. Descrição do produto ou serviço

Deve constar na invoice a especificação do serviço ou mercadoria em português ou no idioma oficial do Acordo Geral sobre Tarifas e Comércio. Normalmente, todas as invoices são preenchidas em inglês, ou inglês e português.

3. Data de emissão

É importante colocar exatamente a data em que a Invoice foi emitida, além de datas de previsão estimada de embarque e desembarque.

4. Local de embarque e desembarque

Local exato em que deve ocorrer o embarque e desembarque da transação comercial. 

5. Modal de transporte

Transporte marítimo, aéreo, rodoviário, ferroviário ou aquaviário.

6. Descrição técnica dos produtos

É o espaço para preencher informações como quantidade, peso bruto, peso líquido, tipo de embalagem, número e marca de volumes. Cuidados e condições de transporte.

7. Valor da fatura comercial

É necessário informar o valor unitário, a moeda e o valor total do serviço na invoice. Também deve constar na invoice valor de frete e demais despesas.

8. Condições de pagamento

Preencher os termos ou condições de venda (INCOTERM), assim como informar a modalidade de pagamento (à vista, crédito, parcelado). Os dados para transferência bancária podem estar previstos tanto na invoice como na nota fiscal enviada.

9.  País de origem ou aquisição

No documento, deve estar declarado o país de origem no qual a mercadoria foi produzida. O país de aquisição é considerado aquele do qual a mercadoria foi adquirida para ser exportada, independente do país de origem da mercadoria ou insumos.

10. Assinatura e carimbo

As 3 vias originais da invoice devem estar devidamente impressas em papel timbrado, assinadas pelo exportador e carimbadas.

Como emitir Invoice de serviço para o exterior?

A invoice precisa ser emitida sempre que houver prestação de serviço ou exportação de produtos para o exterior. 

Como vimos, essa fatura comercial será usada para garantir a legalidade de toda transação no âmbito internacional, além de funcionar como um documento de cobrança pela prestação de serviço.

Quem deve emitir o invoice, no entanto, é sempre o exportador, sendo necessário realizar em papel timbrado da empresa com descrição em português, inglês e espanhol.  fatura comercial, factura comercial ou commercial invoice.

A invoice deve ser emitida após a confirmação de compra e antes da emissão do registro de exportação e faturamento.

É necessário realizar 3 cópias originais, assinadas e carimbadas. A partir delas, é possível realizar cópias. 

Veja como gerar sua invoice com a Remessa Online em apenas 5 passos:

  1. Clique aqui;
  2. Preencha o seu e-mail;
  3. Acesse o Gerador de Invoice;
  4. Insira os dados obrigatórios;
  5. Conclua o processo em “Gerar invoice”.

Para entender melhor sobre esse processo da invoice através da Remessa Online, assista ao vídeo abaixo e veja como é simples!

Como devo fazer minha contabilidade com a Invoice?

Na hora de contabilizar as invoices, os contadores das empresas devem estar atentos ao fechamento de câmbio.

Essa etapa é fundamental tanto para a contabilidade de prestação de serviço como no processo fiscal de exportação.

Nesse momento, acontece a venda para o banco, por parte do exportador, da moeda estrangeira.

O que isso significa? Por exemplo, se você como exportador recebe US$ 10.000,00 (Dez mil dólares) e na data do câmbio o dólar estiver em R$5,38, o faturamento calculado é de 

R$ 53.816,00 (US$ 10.000,00 x R$5,38).

A variação cambial é contabilizada até o dia do recebimento do serviço, mas o cálculo de faturamento é feito de acordo com a base no dia que foi feito o negócio.

Conclusão

Como podemos entender com esse artigo, uma invoice é uma exigência legal para quem deseja exportar serviços e produtos para o exterior.

Usado apenas para operações internacionais, essa fatura comercial funciona como o documento legal com todas as informações sobre a exportação e o importador.

Muitas pessoas confundem com a função da nota fiscal, mas um documento não anula a necessidade do outro.

Se a sua empresa deseja expandir os negócios para o exterior, é necessário saber que a nota fiscal acompanha a invoice.

Além disso, é preciso ficar de olho no preenchimento correto de todas as informações, estar ciente da importância do documento e dos impostos previstos em transações internacionais.

Afinal, a invoice é um documento importante para ambos os lados de uma negociação e é essencial para que a contabilidade da empresa possa ter um controle correto do financeiro.

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