A Invoice é solicitada durante a prestação de serviços ou venda de produtos para clientes no exterior. Esse documento serve para formalizar os termos da negociação, dar mais transparência às transações e auxiliar no controle alfandegário. Por isso, é importante saber como preencher uma Invoice corretamente para evitar problemas com clientes e com agentes da importação.
Acompanhe este artigo e esclareça suas dúvidas sobre o que é e a importância desse documento. Também veja o passo a passo de como preencher a Invoice e os modelos disponíveis .
O que é uma Invoice?
A Invoice Internacional ou Commercial Invoice é um documento usado para comprovar transações comerciais no exterior. Também serve como uma prova da prestação de serviço a mais, além das notas fiscais comuns, e ajuda em casos de desembaraço alfandegário no Brasil e em outros países.
No documento, devem constar as informações da prestação do serviço, dados bancários, tributações, impostos presentes na transação. Bem como, outros dados tanto da empresa que está prestando serviço como da empresa beneficiária.
É importante destacar que não existe um modelo único de Invoice. Portanto, cada empresa pode formatar o documento de acordo com o que achar mais vantajoso, contanto que todas as informações estejam presentes, corretas e claras.
Embora tenha um objetivo semelhante, a Invoice não substitui a nota fiscal. Em âmbito nacional, a nota fiscal também deve ser emitida normalmente.
Apenas após o fechamento do câmbio para a moeda nacional, é que deve ser emitida a nota fiscal e enviada junto a Invoice para o exterior.
Como funcionam os impostos sobre uma Invoice?
Ao emitir uma fatura comercial para o exterior, a empresa fica isenta do pagamento de impostos municipais e estaduais, como o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS), Imposto Sobre Serviço (ISS), PIS e Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS). Porém, isso não significa que ela é livre de outras tributações.
As alíquotas e impostos variam de acordo com a atividade prestada, mas impostos como IOF e taxa de câmbio devem ser pagas também.
Quando a Invoice deve ser emitida?
A Invoice deve ser emitida sempre quando um serviço for prestado em ou para outro país, contendo todas as informações e condições de negociação entre o exportador e importador.
No entanto, embora seja recomendado, não são todos os casos de transações comerciais internacionais que exigem a emissão deste comprovante. Acompanhe abaixo quando a Invoice é obrigatória e quando é apenas indicada:
Emissão obrigatória
A emissão da Invoice é obrigatória sempre que o valor da transação comercial internacional for superior a 3 mil dólares americanos, ou quantia equivalente em moeda estrangeira. Nesse caso, a fatura é usada para regulamentar e registrar a operação.
Emissão indicada
A emissão da Invoice é indicada quando o valor da transação comercial for inferior a 3 mil dólares americanos, ou equivalente em moeda estrangeira. Embora a geração desse documento seja dispensada, é recomendada para indicar o código da natureza da operação e evitar problemas com órgãos de fiscalização.
Tipos de Invoice
Antes de aprender a como preencher uma Invoice, é preciso esclarecer que existem diferentes formas de classificação dessa fatura comercial, nomeadas como Commercial Invoice, Invoice Exportação e Proforma Invoice.
Explicaremos abaixo os tipos de Invoice e as principais diferenças entre eles:
Commercial Invoice
A Commercial Invoice, em português Fatura Comercial, é um documento aduaneiro muito semelhante a uma nota fiscal. A diferença é que ele contém informações mais detalhadas da operação comercial com dados do exportador e importador.
Deve ser emitida pela empresa ou profissional que está exportando para fora do Brasil, sempre que houver a prestação de serviço ou venda de mercadorias para o exterior.
Embora tenha o nome de Fatura Comercial, a Invoice não é necessariamente um documento de pagamento de exportação. Essa possibilidade, no entanto, existe. Para tanto, é necessário que seja emitido na Invoice as informações de pagamento (o que acaba não sendo o mais comum).
Invoice Exportação
A Invoice Exportação ou para exportação é um tipo de Commercial Invoice. Nesse caso, é usada para documentar os processos de exportação de produtos para fora do Brasil de acordo com as legislações aduaneiras.
Proforma Invoice
A Proforma Invoice (fatura proforma) é um documento de registro de uma potencial compra ou venda. Também é uma maneira de formalizar a intenção de negociação, em caráter meramente informativo, assim como um orçamento ou proposta de negócio.
Diferente de uma Commercial Invoice, a Proforma Invoice não tem caráter fiscal e oficial. Isso significa que pode ser aprovada ou reprovada pelo importador, já que não há compromisso formal de ambas as partes.
Como preencher uma Invoice?
O primeiro passo para aprender a como preencher uma Invoice corretamente é reunir todas as informações obrigatórias da fatura comercial para elaborar o documento, lembrando de seguir as diretrizes estabelecidas pelas autoridades alfandegárias do mundo todo.
Como a Invoice é utilizada para registrar de maneira legal a operação comercial entre o exportador e importador, a falta desse documento ou o seu preenchimento incorreto pode impedir o transporte e liberação de remessas. Assim como o embarque de mercadorias.
Para evitar que isso ocorra, vamos apresentar as principais informações obrigatórias no preenchimento da Commercial Invoice. Mas é importante estar ciente que as autoridades alfandegárias podem solicitar outros dados e documentos que julgarem necessários.
Além disso, por se tratar de um documento de transação internacional, a Invoice precisa ser preenchida nos dois idiomas da negociação ou em inglês. É interessante sinalizar dessa forma:
- Fatura Comercial (em português);
- Commercial Invoice (em inglês);
- Factura Comercial (espanhol).
O que deve constar na Invoice?
De acordo com o previsto pelas autoridades alfandegárias e o Regulamento Aduaneiro, na Invoice devem constar todas as informações e dados relacionados à operação de serviço, tanto da empresa brasileira como estrangeira.
Para a visualização ficar mais fácil, você pode seguir essa sequência de como preencher uma invoice e ir adaptando de acordo com a demanda da sua empresa, adicionando as informações formatadas em papel timbrado:
1. Nome e endereço
Na Invoice, deve constar o nome e endereço completos do exportador e importador, assim como a razão social, número de telefone, contato e CNPJ do exportador.
2. Descrição do produto ou serviço
Ao preencher uma Invoice, especifique o serviço prestado ou mercadoria vendida na transação comercial. Essa informação deve estar em português ou no idioma oficial do Acordo Geral sobre Tarifas e Comércio.
3. Data de emissão
Informe a data em que a Invoice foi emitida, assim como as datas de previsão estimada de embarque e desembarque da mercadoria.
4. Local de embarque e desembarque
Preencha a Invoice com o local exato em que deve ocorrer o embarque e desembarque da mercadoria, seja ele um aeroporto, ferrovia, porto ou ponto de fronteira. Também deve informar o endereço de entrega da carga, que pode ser o da empresa compradora ou outro local previamente acordado.
5. Modal de transporte
Nesse espaço da Invoice, você deve informar qual foi o tipo de transporte escolhido para a entrega da mercadoria. Pode ser marítimo, rodoviário, aéreo, ferroviário ou aquaviário.
6. Descrição técnica dos produtos
Informe a quantidade, peso bruto, peso líquido, tipo de embalagem, número e marca de volumes. Também devem ser descritos os cuidados e condições de transporte da mercadoria.
7. Valor da fatura comercial
Informe o valor unitário da mercadoria, a moeda e o valor total do serviço na Invoice. Também deve constar na invoice valor de frete e demais despesas, como custo com transporte interno e embalagens.
8. Condições de pagamento
Preencha os termos ou condições de venda (INCOTERM) e informe a modalidade de pagamento (à vista, crédito, parcelado). Os dados para transferência bancária podem estar previstos tanto na invoice como na nota fiscal enviada.
9. País de origem ou aquisição
Declare o país de origem no qual a mercadoria foi produzida. O país de aquisição é considerado aquele do qual os produtos foram adquiridos para serem exportados, independente do país de origem da mercadoria ou insumos.
10. Assinatura e carimbo
Por fim, as 3 vias originais da Invoice devem ser impressas em papel timbrado, assinadas pelo exportador e carimbadas pelo emissor.
Como emitir Invoice de serviço para o exterior?
A Invoice precisa ser emitida sempre que houver prestação de serviço ou exportação de produtos para o exterior.
O documento será usado para garantir a legalidade de toda a transação no âmbito internacional, além de funcionar como um instrumento de cobrança pela prestação do serviço.
Quem deve emitir o Invoice, no entanto, é sempre o exportador utilizando o papel timbrado da empresa com descrição em português, inglês e espanhol. Nesse caso, o documento precisa conter as informações listadas acima que são pertinentes à transação, como:
- Nome e endereço;
- Descrição do serviço prestado;
- Condições de pagamento;
- Data de emissão;
- Preço da fatura;
- Assinatura e carimbo.
É importante lembrar que a Invoice deve ser emitida após a confirmação de compra e antes da emissão do registro de exportação e faturamento. Também é preciso realizar 3 cópias originais, devidamente assinadas e carimbadas.
Veja como gerar sua invoice com a Remessa Online em apenas 5 passos:
Ainda está inseguro sobre como preencher uma Invoice? Para facilitar o processo de emissão, você pode utilizar a ferramenta da Remessa Online, que gera o documento de maneira simples e prática em apenas 5 passos:
- Clique aqui;
- Preencha o seu e-mail;
- Acesse o Gerador de Invoice;
- Insira os dados obrigatórios;
- Conclua o processo em “Gerar invoice”.
Para entender melhor sobre esse processo da Invoice através da Remessa Online, assista ao vídeo abaixo e veja como é simples!
Como devo fazer minha contabilidade com a Invoice?
Ao contabilizar as Invoices, os contadores das empresas devem estar atentos ao fechamento de câmbio. Essa etapa é fundamental tanto para a contabilidade de prestação de serviço como no processo fiscal de exportação.
Nesse momento, acontece a venda da moeda estrangeira para o banco, por parte do exportador. O que isso significa? Por exemplo, se você como exportador recebe US$ 10.000,00 (Dez mil dólares) e na data do câmbio o dólar estiver em R$5,38, o faturamento calculado é de R$ 53.816,00 (US$ 10.000,00 x R$5,38).
A variação cambial é contabilizada até o dia do recebimento do serviço, mas o cálculo de faturamento é feito de acordo com a base no dia em que foi feito o negócio.
Muitas pessoas confundem com a função da nota fiscal, mas um documento não anula a necessidade do outro. Portanto, se a sua empresa deseja expandir os negócios para o exterior, é necessário saber que a nota fiscal acompanha a Invoice.
Além disso, é preciso ficar de olho no preenchimento correto de todas as informações, afinal, a invoice é um documento importante para ambos os lados de uma negociação e é essencial para que a contabilidade da empresa possa ter um controle correto do financeiro.
A Invoice é um documento usado para comprovar transações comerciais no exterior. Também pode ser utilizada para provar a prestação de um serviço e para o desembaraço alfandegário no Brasil e em outros países.
Os principais tipos de Invoice são: Commercial Invoice, Invoice Exportação e Proforma Invoice. Cada um deles possui características próprias e são destinados para um tipo específico de transação.
A Invoice deve ser preenchida com base nas exigências das autoridades alfandegárias e no Regulamento Aduaneiro, com as seguintes informações: Nome e endereço; Descrição do produto ou serviço; Data de emissão; Local de embarque e desembarque; Modal de transporte; Descrição técnica dos produtos; Valor da fatura comercial;
Condições de pagamento; País de origem ou aquisição; Assinatura e carimbo.