O gerenciador financeiro é uma ferramenta que ajuda no controle de recursos financeiros de pessoas e empresas. Entenda como ele funciona!
Com a correria do dia a dia e os diversos processos a serem executados em uma empresa, cuidar do dinheiro com eficiência se torna um desafio. Para ajudar com isso, existe o gerenciador financeiro.
Esse tipo de ferramenta é uma alternativa para o uso dos tradicionais cadernos e planilhas de gestão no Excel para o controle de recursos financeiros.
Atuando de modo online, ele pode ser usado tanto por pessoas físicas quanto por empresários.
Uma vez que a gestão financeira é essencial para a sustentação e crescimento de qualquer organização ao longo dos anos, o gerenciador oferece diversas vantagens.
Seu objetivo, nesse caso, é ajudar no alcance das metas de um planejamento financeiro empresarial com praticidade e segurança.
Para você entender melhor o que é um gerenciador financeiro, como ele funciona e quais as vantagens de adotá-lo, preparamos este guia completo sobre o assunto. Aproveite!
O que é um gerenciador financeiro?
O gerenciador financeiro é uma ferramenta que ajuda no controle de recursos financeiros de pessoas e empresas.
Sendo uma plataforma onde você pode controlar todo o dinheiro gasto com segurança e praticidade, ele oferece um acompanhamento mais preciso e automatizado.
Portanto, é um ótimo recurso para o empreendedor que deseja melhorar e organizar o controle das finanças do seu negócio.
Para as empresas, um gerenciador financeiro é capaz de fazer a gestão completa de todo o seu sistema orçamentário e financeiro.
De forma automática, ele gerencia atividades como:
- Cobranças;
- Controle de entradas e saídas;
- Gestão de gastos;
- Pagamentos;
- Controle de dívidas.
Com um bom gerenciamento financeiro, você pode garantir o controle seguro do que acontece na área financeira da sua empresa.
Enquanto isso, ganha mais tempo para atuar em setores estratégicos, como a gestão de pessoas e desenvolvimento de novos produtos e serviços, por exemplo.
Como funciona um gerenciador financeiro?
Tradicionalmente, a gerência financeira era um serviço realizado por especialistas em administração ou alguma área das finanças.
No entanto, com a transformação digital, já é possível contar com softwares de gestão especializados no controle financeiro.
Nos dias atuais, essas ferramentas possuem diversas funcionalidades e benefícios atrelados.
Um exemplo conhecido é o gerenciador financeiro BB, do Banco do Brasil, que permite que empresas:
- Transfiram valores entre contas correntes;
- Realizem aplicações financeiras;
- Enviem a relação de Faturamento Bruto Anual;
- Liberem crédito;
- Controlem sua carteira de cobrança;
- Efetuem pagamentos.
Tudo isso de forma online e automatizada, oferecendo mais produtividade e eficiência.
Normalmente, um gerenciador financeiro pode te ajudar a saber muito mais do que os valores que sua empresa recebe diariamente.
Com ele, é possível visualizar quanto o seu negócio ainda tem para receber e em quanto tempo os pagamentos serão realizados.
Outro ponto, ainda mais interessante, é a possibilidade de integração com o caixa de uma empresa. Dessa forma, permitindo um controle mais eficiente e o acesso a relatórios sobre todas as movimentações financeiras da organização.
O maior controle de processos, inclusive, é uma das principais vantagens do uso de um gerenciador financeiro por pequenos empresários.
Sabendo que a área financeira apresenta diversas complexidades, é importante contar com algo a mais do que planilhas do Excel ou contadores sem foco direcionado ao negócio.
Apesar de não substituir completamente os profissionais da contabilidade, o gerenciador financeiro possibilita uma noção mais estratégica da área financeira.
Principais funções
O gerenciador financeiro atua analisando, otimizando e automatizando elementos como:
- Orçamentos;
- Faturamento;
- Dívidas;
- Pagamentos;
- Lucratividade.
Por atuar no ambiente online, ele otimiza tempo e dinheiro além de possibilitar o acesso a informações estratégicas de qualquer lugar e a qualquer momento.
Além do controle de fluxo de caixa e análise de contas a pagar e receber, o gerenciador também oferece relatórios sobre os resultados do seu negócio.
Sendo parte fundamental do controle financeiro de empresas, eles permitem a análise, catalogação e comprovação do fluxo de entradas e saídas.
Assim, fazendo com que haja mais tempo para a definição de procedimentos e novas estratégias que contribuam para o crescimento da empresa.
Quais as vantagens de um gerenciador financeiro?
Existem vários benefícios relacionados ao uso de um gerenciador financeiro dentro de uma empresa, seja qual for o seu porte.
Abaixo, listamos as principais vantagens relacionadas a essa ferramenta de gestão financeira automatizada. Confira!
Segurança financeira e de dados
Ao contrário de planilhas de controle financeiro do Excel ou cadernos empresariais, um gerenciador financeiro não expõe seus dados ao risco.
Na verdade, esse tipo de software é programado para fazer um backup automático das informações para que elas sejam consultadas com segurança.
A estrutura do gerenciador financeiro também garante que seus dados financeiros sejam registrados em servidores confiáveis e com sigilo absoluto.
Enquanto empresas estão suscetíveis ao erro humano ou ações mal intencionadas usando um sistema ou dispositivo local, o armazenamento na nuvem torna o risco de ataques quase nulo.
Acesso de qualquer lugar
O gerenciador financeiro oferece a vantagem de acessar informações financeiras e contas comerciais a qualquer momento e em qualquer lugar.
O motivo para isso é que a maioria das ferramentas de controle financeiro online possuem aplicativos compatíveis com smartphones e tablets, por exemplo.
Por isso, é possível registrar despesas e anexar recibos mesmo se você estiver fora do ambiente físico da sua empresa.
Além disso, você pode exigir informações sobre despesas e faturas do negócio quando precisar solucionar uma dúvida.
Ou, ao se lembrar de fazer uma cobrança, enviar uma fatura direto do seu dispositivo móvel para um cliente em poucos segundos.
Com um gerenciador, você elimina a necessidade de diversos papéis e arquivos eletrônicos e concentra tudo no seu smartphone.
Um ponto importante, relacionado a esta vantagem, é a possibilidade de saber o quanto você pode gastar antes de tomar uma decisão importante de compra para sua empresa.
Centralização
Como é possível notar, um bom gerenciador financeiro também é capaz de centralizar diversos aspectos da área financeira em um só lugar.
Antes era necessário lidar com diversos termos, arquivos e ferramentas e registrá-los em planilhas separadas.
No entanto, as novas tecnologias permitem que você unifique múltiplas tarefas em uma única plataforma virtual através do seu gerenciador financeiro.
São alguns exemplos:
- Gerenciamento de estoque;
- Gestão de folha de pagamentos;
- Análise de fluxo de caixa;
- Gestão de faturamento.
O melhor de tudo é que você economiza tempo e dinheiro na realização dessas atividades por não precisar adquirir diversos programas.
É possível cadastrar diversas contas de banco e cartões de crédito e consultar todas as transações financeiras com uma visão panorâmica do que está sendo realizado.
Maior acessibilidade
Um grande benefício dos softwares gerenciadores é a integração do controle financeiro em dispositivos móveis.
Essa característica, aliada à interfaces simples de utilizar, ajudam no desenvolvimento da Educação Financeira de indivíduos e dentro das empresas.
Para cadastrar uma nova despesa, consultar rendimentos ou automatizar a folha de pagamentos do próximo mês, basta acessar um aplicativo.
Além disso, existe a possibilidade de criar categorias para separar gastos de acordo com o tipo de despesa, o que aumenta a organização e facilita a análise das finanças.
Gestão de questões tributárias mais simples
Um ponto ainda não citado neste artigo é a capacidade de alguns gerenciadores financeiros de mostrar o quanto de imposto é pago em faturas.
Existem também ferramentas que são direcionadas para a contabilidade de pequenas empresas.
Os relatórios emitidos facilitam a coleta de dados financeiros que sua organização precisa com mais assertividade.
E consequentemente, contribuem para uma maior conformidade tributária.
Ferramentas de análise
Um bom gerenciador financeiro tem papel tão importante quanto o de um consultor financeiro interno.
Nesse caso, portanto, o custo exigido para contar com este benefício é significativamente inferior, algo muito positivo para os pequenos empresários.
Com os relatórios personalizados emitidos por um gerenciador, os gestores conseguem analisar aspectos de várias áreas da empresa.
Relatórios como os resumos de balanço, por exemplo, mostram exatamente como está a realidade da empresa no momento.
Com essa riqueza de informações em mãos, torna-se muito mais fácil tomar boas decisões para além do setor financeiro dos negócios.
Planejamento a médio e longo prazo
Além de ter boas ideias, o gerenciador financeiro te ajuda a traçar planos para o futuro financeiro da sua empresa.
Em um primeiro momento, isso se dá à melhor organização e controle de todos os recursos financeiros do negócio, seja qual for o seu tamanho.
Com uma realidade financeira saudável e automatizada, sobra muito mais tempo para pensar nos próximos passos da empresa.
Somado a isso, a análise prática do histórico financeiro da empresa te ajuda a identificar pontos de melhoria que ajudarão no alcance de novos planos.
Vale lembrar que ter um relatório financeiro pronto e atualizado também ajuda na avaliação do resultado de ações já colocadas em prática.
Precisão nos cálculos
Principalmente para os micro e pequenos empreendedores, nem sempre é possível contar com a ajuda de um contador para realizar cálculos necessários.
O problema é que, em casos de erro humano, seu negócio pode ficar irregular e sofrer punições por conta disso.
Em contrapartida, com o gerenciador financeiro para empresas, muitos dos cálculos necessários são realizados com alto nível de precisão.
Isso, principalmente quando existem diversos dados inseridos em um mesmo lugar.
Outra questão ligada à precisão dos gerenciadores está no acesso e fornecimento de informações precisas quando necessário.
Seja para achar um comprovante de uma transação realizada há 5 meses ou para identificar a data do último pagamento de um cliente.
Com o gerenciador financeiro, o nível de precisão da sua empresa só tende a aumentar.
Controle das finanças
Sendo a função principal dos gerenciadores financeiros, o controle de gastos mensais e outras movimentações se torna muito mais ágil e assertivo com esse tipo de ferramenta.
Afinal, além de poder automatizar tarefas como já citamos mais acima, é possível obter uma visualização completa do estado financeiro do negócio.
Ou seja, se é preciso aumentar o investimento em algo, se um produto não está dando lucro, se o pagamento de funcionários está com pendências…
As possibilidades são várias. Tudo depende do gerenciador financeiro que você escolher.
Por que se preocupar com a gestão financeira de um negócio?
Uma boa gestão financeira está diretamente ligada ao fracasso ou sucesso no mercado com o passar dos anos.
Seja qual for o mercado de atuação, não existe uma empresa que consiga se manter sem dinheiro ou com uma gestão descontrolada dos seus recursos financeiros.
São vários os especialistas que relacionam a falta de planejamento e má gestão financeira com a alta taxa de falência de pequenas empresas.
Entre os principais erros, estão a mistura entre contas bancárias pessoais e empresariais e retirada de dinheiro do caixa sem registro.
Outros comportamentos inadequados que você pode estar cometendo, são:
- Não acompanhar métricas de desempenho;
- Fazer pagamentos sem registro;
- Desconhecer as despesas do negócio em sua totalidade;
- Não conseguir identificar se a empresa é lucrativa ou não.
Por outro lado, o devido controle das finanças amplia a gama de possibilidades no mercado.
Afinal, com uma realidade financeira saudável, os negócios se sentem mais seguros para arriscar e criar inovações que fidelizam seus clientes.
Entre outros benefícios de se preocupar com a gestão financeira do seu negócio, estão:
Planejamento
Até aqui, você já deve ter percebido que relatórios de desempenho são determinantes para a tomada de decisões dentro de empresas.
Através de um software de gestão, como o gerenciador financeiro, é possível ter acesso a resultados do seu negócio a qualquer momento.
Quer decidir se é o momento certo de expandir seu negócio, contratar colaboradores e lançar novos produtos e serviços?
Essas perguntas podem ser respondidas através de dados concretos produzidos por uma boa gestão financeira.
Controle
Ao adotar um gerenciador online, é possível otimizar consideravelmente o controle financeiro de um negócio.
Afinal, essa ferramenta permite que as contas a pagar e a receber sejam organizadas e automatizadas por data, prioridade, categoria, fornecedor, cliente etc.
Outro ponto importante é a certeza de que você não perderá prazos de pagamento e precisará arcar com taxas e juros no próximo mês.
Com esse sistema, você recebe notificações que evitam o esquecimento de tarefas importantes.
Avaliação de riscos
Falhas humanas, apesar de comuns, são um dos principais fatores que comprometem a saúde de uma empresa e sua operação.
Com um sistema de gestão financeira, no entanto, é possível detectar e principalmente eliminar essas falhas com velocidade e precisão.
Quando você faz uma boa gestão financeira, todas as informações estarão devidamente registradas e disponíveis para sua avaliação e revisão.
Assim, evitando que a empresa sofra danos e atrase seu crescimento no mercado.
Gestão simplificada
Com ou sem software, uma boa gestão financeira permite que você mantenha organizados todos os dados necessários para tomar decisões baseadas em números.
Quando armazenados online, fica ainda mais fácil visualizar as informações da empresa e registrar seus movimentos de entrada e saída, é claro.
Menos custos
Lembra que falamos que um dos erros comuns a uma má gestão financeira é não saber se um negócio está dando lucros ou não?
Pois então, como última vantagem da gestão financeira, está a visualização completa do que é gasto e movimentado no negócio.
Consequentemente, fica muito mais fácil saber o que pode ser eliminado, reduzido e otimizado.
Além disso, os custos de lidar com erros são muito maiores do que atuar para preveni-los.
Portanto, se você sente necessidade de otimizar seus processos financeiros, não deixe de buscar ajuda especializada.
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Conclusão
No fim das contas, escolher ou não um software de gestão financeira vai depender do que você ou sua empresa necessitam.
Apesar disso, agora você já conhece as inúmeras vantagens de contar com um gerenciador financeiro para fazer o controle dos seus recursos.