Modelo de recibo de pagamento e prestação de serviço: como fazer?

O recibo de pagamento é um documento importante na gestão dos pequenos negócios, porque comprova o recebimento de dinheiro referente aos serviços prestados pelos clientes e auxilia na organização financeira. Nesse sentido, ter um modelo de recibo de pagamento é uma opção para facilitar o seu dia a dia.

Neste artigo, ensinaremos o passo a passo para elaborar um modelo desse tipo de comprovante. Também esclareceremos suas dúvidas sobre a diferença desse documento em relação às notas fiscais, quando emitir e como preencher o recibo de maneira correta. 

O que é modelo de recibo de pagamento?

O modelo de recibo de pagamento é um exemplar do documento usado para comprovação do pagamento de uma compra ou prestação de serviço. Com o recibo de pagamento, o pagador poderá comprovar a quitação do valor, caso necessário. No caso da empresa, é uma forma de organização financeira.

Quem precisa fazer um recibo de pagamento?

Pessoas físicas ou jurídicas que vendem produtos ou serviços devem fazer um recibo de pagamento. A emissão do documento deve ser realizada pelo credor (ou alguém autorizado por ele). Isto é, por aquele que recebeu a quantia. Ele é emitido após a quitação dos valores, sendo que sua tributação é feita como pessoa física.

Quando é preciso um recibo de pagamento?

É preciso emitir um recibo de pagamento em todas as transações financeiras no Brasil, conforme a Lei nº 8.846 de 21 de janeiro de 1994. O procedimento deve ser realizado no ato da venda de produtos e serviços, quando a quitação dos valores for confirmada. Ele ainda deve ter a assinatura do credor para ter valor legal.

Ao prestar serviço e receber salário de outro país no Brasil, fazer uma negociação com uma empresa nacional ou vender produtos para um cliente, será necessário expedir o documento e garantir mais segurança para todas as partes envolvidas. O Recibo de Pagamento Autônomo (RPA), por exemplo, é um dos modelos que podem ser usados.

No entanto, é fundamental entender que o recibo não tem valor fiscal. Ou seja, ele tem a função de registrar a ocorrência e o pagamento de uma transação, apenas. Mesmo assim, é altamente relevante, inclusive para evitar problemas judiciais.

Assim, o modelo de recibo sempre deve conter as informações relativas ao produto ou serviço, a forma de pagamento e as assinaturas de comprador e vendedor ou só do segundo.

O modelo de recibo de pagamento pode ser feito à mão?

Sim, o modelo de recibo de pagamento pode ser feito à mão, assim como o próprio documento, se o credor não tiver como imprimir o documento. No entanto, para ser válido, deve conter os dados dos envolvidos e a assinatura de quem o emitiu.

É importante lembrar que os recibos de pagamento impressos ou manuscritos devem ter duas vias: o emissor fica com uma e o cliente recebe a segunda. Além disso, devem ser guardados por um período de 5 a 7 anos. Isso é importante para resolver problemas fiscais ou contábeis e declarar o Imposto de Renda da forma certa.

Informações que não podem faltar em um recibo de pagamento 

Informações como dados de quem fez e recebeu o pagamento, descrição do serviço ou produto vendido, detalhes do valor pago, data e assinatura do credor e devedor não podem faltar em um recibo de pagamento.

Ao realizar uma breve pesquisa na internet, é possível encontrar diversos exemplos de modelo de recibo de pagamento, que podem ou não servir para a sua empresa. O segredo é analisar se ele escolhido contém as informações essenciais, mas isso não significa que você não possa criar o padrão para o seu negócio com os dados pertinentes.

Como fazer modelo de recibo de pagamento?

1. Defina um nome para o recibo de pagamento

O primeiro passo para criar um modelo de recibo de pagamento é definir um título para o documento. Ele pode ser “Recibo de pagamento”, “Recibo” ou “Declaração de pagamento”. Dessa forma, sempre que for necessário, você só terá que trocar o nome para cada transação financeira realizada.

2. Crie um texto padrão que detalhe o valor e os serviços ou produtos vendidos

No modelo de recibo de pagamento você deve criar um texto padrão que discrimine o valor recebido e os serviços prestados ou produtos vendidos. Nesse texto, deixe espaços para serem preenchidos conforme a venda feita.

Exemplo de texto para modelo de recibo de pagamento

“Eu, ______________ [seu nome ou nome da empresa], recebi de ______________ [nome do pagador] a quantia de _____________ [valor em reais] (______________) [Valor por extenso], referente a ________________________ [motivo do pagamento ou descrição do serviço ou produto].”

3. Deixe espaços para data, local e assinatura dos envolvidos

Data, local e assinaturas são informações importantes, que devem constar no modelo de recibo de pagamento. Somente assim ele se tornará um documento válido. Mesmo que as negociações sejam realizadas remotamente, existem formas simples de fazer a assinatura a distância. Um exemplo é usar um certificado digital para validar a operação feita pela internet.

4. Guarde o modelo de recibo de pagamento em local de fácil acesso

Após elaborar o modelo de recibo de pagamento do seu negócio, guarde o documento em um local de fácil acesso. Se você costuma entregá-lo em mãos, pode imprimir algumas cópias e usá-las quando precisar.

Qual a diferença entre recibo de pagamento e nota fiscal?

O recibo de pagamento comprova o pagamento de uma transação e a entrada do dinheiro no caixa. Por sua vez, a nota fiscal transfere a posse de um bem, tendo a função de prestar contas e permitir o recolhimento de impostos. Inclusive, a emissão da nota fiscal é exigida no transporte de mercadorias, pois ela confirma a aquisição do produto feita pelo comprador. 

Portanto, ambos os documentos têm finalidades diversas. O recibo de pagamento serve para o controle financeiro empresarial e a nota fiscal é uma comprovação de propriedade em relação a determinado bem ou serviço.

Qual a diferença entre recibo de pagamento e invoice?

Enquanto o recibo comprova o pagamento de uma operação, a invoice é usada para faturar uma transação. Por isso, serve para serviços prestados, assim como a compra e venda de produtos do exterior, sendo equivalente a uma nota fiscal.

Dicas para usar o modelo de recibo de pagamento

1. Sempre emita uma via para o credor e outra para o devedor

Ao emitir um recibo de pagamento, o ideal é que tanto quem pagou quanto quem recebeu a quantia tenham uma via do documento em mãos. Essa é uma das principais medidas de segurança para empresas.

2. Preencha os dados do recibo de pagamento corretamente para não invalidá-lo

O preenchimento do recibo de pagamento é uma das etapas mais importantes da emissão desse documento. Qualquer erro na inserção dos dados pode invalidar o recibo e gerar uma série de problemas contábeis para o seu negócio.

Portanto, certifique-se de que todas as informações estão corretas e revise todo o recibo antes de assiná-lo e fornecer a cópia para o cliente.

3. Guarde os recibos de pagamento em local seguro para evitar perdas

Guardar os recibos de pagamento em local seguro deve ser uma prioridade. Essa simples medida pode evitar grandes problemas para sua empresa, principalmente em caso de cobrança ou fiscalização.

Os empresários que utilizam documentos físicos devem manter o arquivo em um local seguro e prestar atenção aos riscos de perda ou deterioração dos documentos. Também vale a pena manter uma cópia digital de cada arquivo e fazer backup regularmente.

Já adotou o modelo de recibo de pagamento na sua empresa?

Apesar de simples, o modelo de recibo de pagamento e prestação se serviço é um documento fundamental para a gestão financeira de qualquer negócio. Por meio dele, o credor pode comprovar que recebeu a quantia acordada e o devedor não arrisca ser cobrado duas vezes pelo mesmo produto/serviço.

Para tornar a emissão desse documento mais simples, o ideal é adotar um modelo padrão para sua empresa. Você pode, inclusive, ter diferentes modelos de recibo, conforme a operação realizada. Por exemplo, para aquela paga com cheque ou em parcelas, para locação, pagamento de mão de obra ou de dívidas, RPA etc.

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