Pessoas físicas ou jurídicas que prestam serviços ou vendem mercadorias para empresas estrangeiras, precisam saber como gerar invoice para o exterior. O documento é necessário para provar a operação e é indispensável para receber os pagamentos internacionais.
Veja no artigo abaixo o que é a invoice e saiba como gerar o documento de forma simples, fácil e gratuita. Vamos lá?
Como gerar invoice para o exterior?
Toda empresa que faz negócios com o exterior precisa emitir uma invoice internacional para receber pagamento pelos serviços prestados ou mercadorias vendidas. Mas o que é uma invoice?
A Invoice nada mais é que um documento usado para provar uma transação comercial entre diferentes países, seja para prestação de serviços ou venda de produtos. Ela deve ser emitida pela empresa ou profissional que prestou os serviços ou vendeu produtos em outro país.
É importante lembrar, no entanto, que a invoice não tem valor fiscal, mas representativo.
Informações que devem ter em uma invoice para o exterior
A verdade é que não existe uma regra que defina exatamente os elementos que uma invoice internacional precisa ter. Esses dados dependem de cada transação e de quem está emitindo. Mas existem algumas informações fundamentais em qualquer caso. São elas:
- Informações sobre o profissional;
- Descrição do serviço prestado ou produtos vendidos;
- Preço (na moeda do país de origem);
- Forma de pagamento;
- Dados bancários para pagamento;
- Data de emissão.
Ainda, uma invoice internacional pode ter outras informações no caso de venda de mercadorias como:
- Tipo de transporte;
- Locais de embarque e de desembarque;
- Descrição completa da mercadoria;
- Quantidade, peso bruto e líquido;
- Termos de venda (Incoterms);
- Tipo de embalagem, número e marca de volumes.
Como emitir invoice internacional?
Com as informações acima em mãos, fica muito fácil gerar invoice para o exterior, também conhecida como Nota Fiscal internacional. Existem muitos modelos prontos na internet, basta pegar um e adaptar às suas necessidades.
Para facilitar, você também pode utilizar o Gerador de Invoice da Remessa Online. Com a plataforma, você gera a invoice para o exterior sem pagar nada e ainda de maneira muito simples. Veja o passo a passo:
- Acesse o Gerador de Invoice da Remessa Online;
- Preencha o seu email;
- Você receberá em seu email o link para acessar o Gerador de Invoice, basta clicar em “Acesse Agora” no banner;
- Escolha o idioma no qual a fatura comercial deve ser emitida, se português ou inglês;
- Insira os dados obrigatórios, como informações do recebedor, de quem irá pagar, descrição do serviço, moeda e valor;
- Conclua o processo em “Gerar invoice”;
- Confirme as informações e faça o download do PDF que será gerado,
Com o Gerador de Invoice gratuito da Remessa Online, é possível gerar a invoice em português ou inglês. Caso você precise do documento nos dois idiomas, basta repetir o processo.
A plataforma é muito simples e intuitiva, mas caso você tenha alguma dúvida, basta preencher suas informações de contato e solicitar a ajuda de um especialista.
Gerar Invoice para o exterior é o mesmo que emitir Nota Fiscal?
Uma invoice para o exterior e uma Nota Fiscal não são iguais, apesar de serem bastante semelhantes e muitas vezes usadas como sinônimos. Na verdade, os dois documentos são complementares.
A primeira grande diferença é a obrigatoriedade. Qualquer pessoa, seja física ou jurídica, deve emitir uma invoice ao fazer transações comerciais com o exterior. Enquanto isso, a Nota Fiscal é obrigatória apenas para pessoas jurídicas.
Aliás, os dois documentos também são emitidos em momentos diferentes. A invoice para o exterior deve ser emitida assim que o serviço for faturado e não tem validade fiscal. Enquanto isso, a Nota Fiscal deve ser emitida após o pagamento e tem validade fiscal e tributária.
Para você entender melhor, veja o quadro resumo com as diferenças entre os dois documentos.
| Invoice internacional | Nota Fiscal | |
| Validade fiscal e tributária | Não tem | É utilizada para garantir o recolhimento de impostos |
| Quem deve emitir | Pessoas físicas e jurídicas | Pessoas jurídicas |
| Quando emitir | No momento do faturamento | Após o pagamento |
Como emitir uma Nota Fiscal MEI para o exterior?
Apesar de diferentes, muitas vezes a invoice pode ser conhecida como Nota Fiscal Internacional, mas isso é apenas a título de comparação.
Sendo assim, gerar nota fiscal internacional nada mais é do que gerar a Invoice para o exterior, como explicamos acima. Vale lembrar que esse processo pode ser feito por pessoas físicas ou jurídicas e até MEI (Microempreendedor Individual).
Basta colocar os dados específicos do empreendedor ao preencher a invoice.
Modelo de invoice para prestação de serviço
Existem diversos modelos de invoice de prestação de serviço para o exterior. Como dissemos, não existe um único padrão que deve ser seguido. Na verdade, você pode adaptar qualquer modelo às suas necessidades.
Você pode conferir o Gerador de Invoice da Remessa Online.
Como é o pagamento de uma invoice para o exterior
Uma invoice pode ser paga de várias maneiras como bancos e plataformas digitais, como é o caso da Remessa Online.
Aliás, a Remessa Online é uma excelente maneira de receber pelas invoices sem pagar taxas abusivas. A taxa da plataforma para envio é a partir de 1,3% e ainda não há cobrança de margem de lucro na conversão da moeda, ou seja, você paga o valor do câmbio comercial. Ainda, ela é totalmente segura e devidamente credenciada pelo Banco Central do Brasil (Bacen).
Sem contar que o envio e recebimento pela plataforma é muito rápido e prático. O beneficiário não paga tarifa e recebe o dinheiro diretamente na conta bancária após 1 dia útil.
O que fazer quando o pagamento para exterior foi maior que a invoice
A invoice para o exterior não tem valor fiscal e tributário. Sendo assim, o pagamento até pode ocorrer em um valor maior que o documento, mas não é recomendado.
Esse erro deve ser evitado porque pode gerar problemas futuros de contabilidade, por exemplo. Sendo assim, o mais indicado é que todos os dados sejam conferidos antes de mandar para o pagador, caso tenha algum erro, basta refazer a Invoice.
Dicas para gerar invoice para o exterior
Para finalizar, veja algumas dicas para gerar invoice para o exterior:
- Utilize o Gerador de Invoice da Remessa Online, ele é gratuito, prático e fácil de usar;
- Verifique se todos os campos estão preenchidos corretamente;
- Confirme se todas as datas estão corretas e dentro da validade. Vale lembrar que após 360 dias, a invoice perde a validade;
- Verifique se os dados bancários estão corretos, assim como descrição dos serviços e método do pagamento;
- Verifique se a moeda está certa e os valores. Lembre-se sempre que deve estar na moeda do país de origem, ou seja, naquela em que o pagador irá fazer a operação;
- Após gerar o PDF, lembre-se de verificar se não houve nenhum erro ao salvar os dados;
- Caso você prefira fazer com um modelo pronto na internet, tenha cuidado redobrado. Invoices ilegíveis não são válidas.