EFD-Contribuições: Manual completo sobre a escrituração

por Remessa Online
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Mesa vista de cima com close nas mãos de uma pessoa acessando um notebook e segurando um documento. Na mesa há uma calculadora, uma xícara de café e várips outros documentos.

Se você é empreendedor ou quer se tornar um, já deve saber, mesmo que superficialmente, da importância da EFD-Contribuições.

Isso porque faz parte da rotina das empresas o controle e realização de contribuições obrigatórias recolhidas pela Receita Federal. 

Algumas dessas contribuições são chamadas de contribuições sociais, que são destinadas para programas e financiamentos da seguridade social. 

O EFD-Contribuições aparece nesse assunto por se tratar do arquivo digital que registra e apura o pagamento da contribuição feita pelas pessoas jurídicas especificamente nos casos do PIS/Pasep e COFINS.

Nesse conteúdo, vamos esclarecer as principais dúvidas sobre esse tema tão importante Fique de olho e entenda quais são as obrigações da sua empresa! 

O que é a  EFD-Contribuições?

EFD-Contribuições é o termo que resume a Escrituração Fiscal Digital da Contribuição para PIS/Pasep e Cofins. Trata-se de um arquivo digital obrigatório, de acordo com a Instrução Normativa 1252/12, para que as empresas apresentem todos os registros de apuração e registros fiscais da contribuição correta desses impostos mensalmente e anualmente.

Entre os impostos que as empresas também devem apresentar nesta escrituração está também o CPRB, que é a Contribuição Previdenciária sobre Receita Bruta, conhecido também como desoneração da folha de pagamento.

No entanto, por ter sido um imposto aplicado em medida provisória e após o retorno do Governo Federal sobre o cancelamento desse recolhimento, as empresas  que faziam ou fazem ainda essa contribuição só devem apresentar os registros do CPRB até o prazo do dia 31/12/2021, quando esse imposto não valerá mais na legislação.

O Governo Federal apresenta também um guia prático com todas as normas, regras e exceções da EFD-Contribuições. 

Mas de modo geral, toda empresa ou entidade jurídica de direito privado deve fazer essa entrega, dentro do prazo e com rigor em comprovar todas as informações.

Em março de 2021, a Receita Federal divulgou a versão 5.0.0 do programa da EFD Contribuições, que é de uso obrigatório a partir de agora. A versão atualizada foi lançada após identificação de erros no sistema e ajustes necessários nas regras de validação.

Qual é o objetivo da  EFD-Contribuições e sua importância?

O principal objetivo da EFD-Contribuições é tornar mais simples os processos e controle de obrigações acessórias impostos aos contribuintes. Nesse caso, aos empreendedores.

O fato de ser um sistema digital é justamente para tornar o processo mais rápido, seguro e eficaz contra erros, atrasos e perda de dados e documentos importantes para a Receita Federal.

Por meio dessas escrituras mensais, é possível comprovar que a empresa está debitando corretamente os impostos periodicamente.

Para as empresas, é uma prova de cumprimento com a legislação tributária e, para o Governo, é a forma de fazer a avaliação sobre o recolhimento certo de acordo com o faturamento mensal da empresa, venda de bens e serviços e outras receitas.

Quais entidades são obrigadas a informar a EFD-Contribuições?

Existem várias exceções e detalhes específicos sobre a EFD-Contribuições, mas, de modo geral, a obrigatoriedade de gerar o arquivo e prestar essa declaração é de responsabilidade de todas as pessoas jurídicas de direito privado.

São também de todas as empresas equiparadas pela lei do Imposto de Renda que apuram a contribuição do Cofins, PIS/Pasep e Contribuição Previdenciária sobre Receita Bruta.

Entendendo as isenções, torna-se mais claro quem deve ou não informar a EFD-Contribuições no projeto Sistema Público de Escrituração Digital – SPED.

Quem está isento de informar a EFD-Contribuições?

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São isentas de informar a EFD-Contribuições todas as pessoas jurídicas que se enquadram nos seguintes quadros:

  • Pessoas jurídicas que não são inscritas no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), considerando desde o mês em que foram registrados seus atos constitutivos até o mês anterior ao que foi efetivada a inscrição;
  • Microempresas (ME) e as Empresas de Pequeno Porte (EPP) que se enquadram no Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional);
  • Pessoas jurídicas isentas do imposto de renda, no qual a soma dos valores mensais do PIS e da Cofins apurada seja igual ou inferior a R$ 10.000,00;
  • Pessoas jurídicas que estiveram inativas desde o início do ano-calendário ou desde a data de início de atividades. Nesses casos, relativamente às escriturações correspondentes aos meses em que se encontravam nessa condição são isentas;
  • Órgãos públicos; 
  • Autarquias e as fundações públicas.

O que é informado na EFD Contribuições?

Na hora de elaborar a EFD-Contribuições, as empresas devem informar todas as receitas financeiras como custos, despesas, aquisições, encargos, receitas operacionais e não operacionais e, também, aquisições geradoras de créditos do regime não cumulativo e os ajustes como estornos e devoluções.

Todo registro que contribua para a apuração do PIS e COFINS do mês referente deve ser adicionado nessa escrituração.

Quais são os impostos calculados na EFD-Contribuições?


A EFD-Contribuições considera em seu cálculo os impostos do PIS/Pasep, Cofins e CPRB. Entenda o que significa cada um desses recolhimentos: 

PIS/Pasep

PIS é a sigla para Programa de Integração Social e, Pasep, significa Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público. 

Ambos são considerados contribuições sociais, pois são usados em programas que financiam serviços como abono salarial, seguro-desemprego e receitas das entidades e órgãos públicos.

Esse tipo de tributo é de recolhimento obrigatório devidas pelas pessoas jurídicas e são recolhidas através de modalidades como importação, folha de pagamento e sobre o faturamento da empresa. 

O PIS/Pasep pode representar cerca de 0,65% a 1,65% do faturamento.

Cofins

A Contribuição para Seguridade Social – Cofins representa o imposto com capital destinado à Previdência Social e o sistema de saúde pública no país. 

Com exceção de quem é MEI e das Micro e Pequenas Empresas (MPE), que fazem parte do Simples Nacional, todas as empresas estão sujeitas ao pagamento desse tributo. 

Para esse recolhimento, a base de cálculo usada é a receita bruta da empresa, independentemente da atividade ou área.

No Cofins, distingue-se o recolhimento em dois tipos, por contribuição cumulativa (Lucro Presumido) e não cumulativa (Lucro Real).

A porcentagem da alíquota varia de 3% até 7% na contribuição não cumulativa.

CPRB

Outro imposto que faz parte do cálculo do EFD-Contribuições é o CPRB, a Contribuição Previdenciária sobre Receita Bruta, também conhecido como desoneração da folha de pagamento. Esse imposto, em específico, possui várias particularidades.

A primeira é que também trata-se de um recolhimento para a previdência social, que foi implementado como mudança da Contribuição Patronal sobre imposto de Renda pela incidência na Receita Bruta da empresa com a opção de gerar recolhimentos menores. 

Outra questão é que já podemos nos referir a esse imposto no passado, já que ele foi implementado como medida provisória e o Governo Federal publicou em lei que ele tem validade até 31/12/2021.

Qual é o prazo de entrega da EFD-Contribuições?

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A entrega da EFD-Contribuições deve ser feita mensalmente ao SPED com o prazo máximo até o 10º dia útil do 2º mês subsequente ao que se refira a escrituração. Mas o que isso significa na prática?

Por exemplo, se a empresa deve entregar a EFD-Contribuições referente ao mês de março, o prazo não considera o mês de março, que é o de referência.

Nesse caso, o EFD-Contribuições deste mês em questão tem o prazo de pagamento até o 10º dia útil do segundo mês que sucede, que seria no dia 14 de maio.

Quais são as penalidades em casos de atraso na entrega da EFD-Contribuições?

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A principal penalidade, de forma imediata, é a multa por atraso. No entanto, as empresas também podem correr riscos mais sérios por inadimplência com a Receita Federal e o SPED.

Sobre a multa, antigamente as empresas que não realizavam a entrega da EFD-Contribuições já poderiam sofrer com essa penalidade, mas não existia um processo tão rigoroso na aplicação.

Mas em 2020, após a atualização do guia prático da EFD-Contribuições feita pela RF, a multa por atraso começou a ser aplicada de forma imediata. Ou seja, ao deixar de apresentar a entrega até o 10º dia útil do 2º mês subsequente, a multa já é gerada e repassada à empresa.

Esse tipo de penalidade acontece no atraso, na ausência de entrega ou até em casos de informações incorretas nos arquivos, sendo uma medida regulamentada pela Lei 8.218 de 1991.

De acordo com a lei, as empresas podem ter de pagar:

  • Multa de 0,5% do valor da receita bruta da PJ no período em que se refere a escrituração aos casos que não atendem os requisitos para apresentação dos registros e arquivos;
  • Multa equivalente a 5% sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% do valor da receita bruta da PJ no período a que se refere a escrituração, nos casos de omissão ou informações incorretas;
  • Multa equivalente a 0,02% por dia de atraso, com o cálculo sobre a receita bruta da PJS dentro do período a que se refere a escrituração aos que não cumprirem o prazo.

Ainda nessa lei, existem algumas medidas de incentivo para que o valor da multa seja reduzida, tais como:

  • Multa reduzida à metade do valor quando o pagamento for cumprido após o prazo, mas antes da tomada de qualquer procedimento de ofício;
  • Multa reduzida a 75% se a obrigação for cumprida no prazo fixado em intimação.

Principais erros cometidos na EFD-Contribuições

Se o profissional ou setor responsável pelo envio da EFD-Contribuições não tiver o conhecimento adequado sobre esse tipo de processo, a empresa mesmo cumprindo a entrega no prazo pode estar passível de erros.

Abaixo, mostramos os erros mais comuns para ficar atento:

Escriturar notas sem crédito

Algumas empresas, no receio de deixar alguma informação de fora, acabam adicionando na escritura notas que não são obrigatórias.

De acordo com o que diz o guia do EFD-Contribuições, a solicitação é que as empresas enviem somente as notas de aquisições quando elas forem geradoras de crédito e não todas as notas fiscais que recebem.

Enviar todas as notas não é necessariamente um erro grave, mas esse envio extra de informações pode acabar tornando o processo mais complexo.

Outro problema é o risco de complicações em cruzamentos fiscais, tendo incompatibilidade de informações entre um banco de dados e outro da Receita.

Receitas financeiras no registro F100

As empresas também pecam em não informar as receitas financeiras no registro F100, independentemente da tributação. 

Receitas financeiras da empresa como descontos de fornecedores, juros sobre aplicação, juros de clientes e outros exemplos devem ser apresentados nesse registro na hora de realizar a escrituração.

Saldos acumulados 

Outro erro bem corriqueiro é o registro de saldos acumulados nos registros 1100 e 1500, que são responsáveis por realizar o controle de créditos fiscais de períodos anteriores ao da escrituração atual.

Por conta de atrasos na declaração do EFD-Contribuições, algumas empresas tentam colocar essa obrigação em dia fazendo apenas um registro único dos saldos, mas o certo é fazer o registro mês a mês.

Outros erros 

Além desses erros, as empresas também podem ser penalizadas ao omitirem informações ou ao declarar dados falsos. Outros erros que podem ocorrer na escrituração são:

  • Ocultação dos valores retidos na fonte;
  • Escrituração de notas fiscais canceladas;
  • Entrega da EFD-Contribuições por empresas sem movimentação;
  • Ausência de detalhamento das receitas ou créditos pelos estabelecimentos.

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Conclusão

Recapitulando, a EFD-Contribuiçẽs é um instrumento fiscal que é regido pela Instrução Normativa RFB 1.252/2012. Por ser uma escritura relativamente recente,com várias isenções e regras, torna-se complexa e confusa para muitas empresas.

Mas como podemos ver, trata-se de um dos pilares do SPED e é responsável por tornar mais fácil a fiscalização e controle da contribuição para o recolhimento de PIS e Cofins.

As empresas contribuintes sujeitas a entrega precisam ficar atentas aos prazos e a forma correta de realizar a entrega da EFD-Contribuições para evitar multas e penalidades.

O setor contábil das empresas deve se organizar para fazer mensalmente o envio das informações dos documentos fiscais que formam a composição mensal dos valores devidos do PIS e COFINS.

Se você é um empreendedor ou está abrindo sua microempresa, fique de olho na tributação e obrigações em relação à Receita Federal para ficar sempre em dia com suas contas e deveres.

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