Gestão de tempo para freelancer: aumente sua produtividade

Uma boa gestão de tempo pode ser o diferencial para ter sucesso como freelancer. Entenda como é possível aumentar a sua produtividade com as nossas dicas!

Atuar como freelancer pode trazer diversos benefícios, especialmente devido à maior flexibilidade na rotina. Entretanto, esse modelo de trabalho também pode trazer desafios em relação à produtividade e à gestão do tempo. Isso acontece com você?

Ao lidar com diferentes clientes e tarefas sem horários predefinidos, é bastante comum que surjam dificuldades com a rotina. A boa notícia é que existem meios de organizar o seu tempo e otimizar a gestão para melhorar o seu desempenho.

Quer saber como? Então continue a leitura deste guia e veja como aumentar a sua produtividade com uma boa gestão de tempo para freelancer!

O que é gestão de tempo?

Para começar, é importante entender o que é, de fato, a gestão do tempo. A prática consiste na adoção de diversas técnicas e processos para auxiliar na realização de todas as atividades da rotina. O objetivo é otimizar o dia a dia, garantindo maior eficiência e o cumprimento de todos os prazos estabelecidos.

Na rotina de profissionais autônomos ela é especialmente relevante, já que todos os ganhos estão relacionados às entregas realizadas. Portanto, uma gestão que viabilize o melhor uso do tempo disponível durante o trabalho se torna essencial para melhorar os resultados obtidos pelo profissional.

Qual é a importância da gestão de tempo para freelancers?

Uma boa gestão do tempo consegue entregar diversos benefícios para os freelancers, então ela é essencial para o sucesso no longo prazo.

Afinal, você até pode conseguir ter um bom desempenho sem organização no início. Porém, com o passar dos meses ou anos a tendência é que você tenha dificuldades, prejudicando a qualidade das entregas ou o cumprimento de prazos.

Assim, uma boa gestão de tempo é essencial para manter uma rotina adequada. A prática ainda traz outros benefícios, como:

• mais tranquilidade no trabalho freelancer;
• maior tempo livre no dia a dia;
• facilidade para separar vida pessoal e profissional;
• redução do estresse;
• maior previsibilidade e organização financeira;
• melhora na produtividade.

Como fazer uma boa gestão de tempo e aumentar a produtividade?

Entendendo o que é a gestão de tempo e por que ela é tão importante para o profissional freelancer, é hora de aprender como colocá-la em prática. A seguir, confira as dicas que podem ajudar a organizar a sua rotina e aumentar a produtividade!

Crie listas de tarefas

Para organizar a rotina, o primeiro passo é saber o que você precisa fazer. Para tanto, monte uma lista com as atividades que devem ser cumpridas a cada dia, semana ou mês. Perceba que isso deve fazer parte da sua rotina, garantindo que todos os seus compromissos estarão listados para não ter riscos de atrasos e esquecimentos.

Caso a sua demanda varie com o tempo, confira o volume médio de tarefas e de horas gastas em cada uma para deixar a agenda mais organizada. Isso ajudará a ter uma visão de longo prazo sobre os seus compromissos, facilitando a negociação de novos contratos e prazos, por exemplo.

Monitore o tempo

Outro cuidado é monitorar o tempo, o que exige dois pontos de atenção. O primeiro é fazer uma avaliação realista de quantos minutos ou horas você precisa para se dedicar a cada atividade. Isso ajudará a entender melhor os limites no momento de assumir compromissos e determinar metas.

O segundo ponto se refere a acompanhar o tempo enquanto realiza cada atividade. Isso ajudará a acompanhar se o seu rendimento está adequado e a identificar gargalos que exijam readequação nos processos ou na definição do período de dedicação. Ao fim do dia, isso também dará uma visão mais realista sobre qual foi, de fato, a sua jornada trabalhada.

Reduza as distrações

As distrações fazem com que você perca o foco no que está fazendo, atrasando a realização das tarefas e, muitas vezes, gerando erros — que causarão retrabalhos. Uma dica para isso é manter um ambiente organizado e eliminar notificações desnecessárias. Configure para receber apenas aquelas que são urgentes.

Depois, separe diferentes momentos do dia para lidar com essas questões. Se você tem dificuldades para evitar navegar pela internet e se distrair, pode recorrer a ferramentas de bloqueio no computador e nos smartphones.

Use um bullet journal

O bullet journal é um método de organização que utiliza folhas de caderno para organizar e planejar todas as atividades do profissional. É possível encontrar modelos prontos nas livrarias. Depois, basta criar seções, símbolos e organizar o material conforme as suas necessidades.

A ideia é ter registros sobre as suas atividades e metas, com diversas listas e informações que serão usadas para otimizar a rotina. Ele também pode servir como agenda, guiando todos os seus compromissos.

Divida grandes tarefas em itens menores

Você já teve dificuldades para concluir uma atividade apenas porque ela parecia muito longa ou complexa? Isso é bastante comum e pode atrapalhar a sua gestão de tempo, especialmente por gerar desmotivação.

Por isso, uma dica é dividir tarefas maiores em itens menores. Avalie as etapas de cada atividade e crie uma checklist com cada uma. Com tarefas mais curtas ou simples, fica mais fácil ter motivação para iniciá-las. A prática também ajuda a perceber a evolução no projeto.

Busque métodos de priorização das tarefas

Para uma boa gestão de tempo, também é preciso saber como priorizar tarefas. O objetivo é evitar deixar tarefas com prazo muito apertado, enquanto outras atividades de menor urgência são concluídas com tranquilidade.

Logo, é importante encontrar métodos para saber priorizar as atividades, como o controle de datas e de dificuldade para realização. Dessa maneira, você terá um guia para ajudar na organização da agenda, especialmente diante de situações imprevistas que levem a atrasos ou acúmulo de tarefas.

Evite a procrastinação

Um dos principais desafios dos freelancers, especialmente quando trabalham pela internet, é não procrastinar. Os maus hábitos acabam surgindo naturalmente: acompanhar notícias, navegar pelas redes sociais, conversar com os amigos, fazer um lanche rápido.

Normalmente, as ações citadas não são um problema. Porém, elas podem atrapalhar a rotina quando começam a ser feitas sem controle do tempo, deixando as suas tarefas de lado. Portanto, busque formas de manter o foco no que deve ser feito antes de realizar atividades paralelas.

Arrume o local de trabalho e as ferramentas

Para ajudar a evitar distrações e combater a procrastinação, organize o seu espaço de trabalho. Deixe ele limpo, com todos os materiais que serão utilizados em sua rotina. Isso deixa o ambiente mais agradável, o que ajuda a manter o foco.

Além disso, a prática evita que você precise fazer várias interrupções para buscar itens que devem ser usados durante as suas atividades. Também é necessário ter atenção ao conforto: mesa e cadeira com foco em ergonomia podem fazer a diferença para evitar dores e outros problemas que atrapalham a rotina freelancer.

Aprenda a dizer não

Um erro bastante comum ao se tornar freelancer é não saber dizer não. Ao lidar com clientes, pode ser difícil impor limites ou recusar demandas com medo de perder oportunidades e ter dificuldades no futuro — o mesmo pode acontecer diante de novas propostas de trabalho.

Entretanto, é fundamental que você saiba dizer não, recusando tarefas quando elas não se encaixam na sua agenda, não se alinham às suas necessidades ou não remuneram de maneira adequada, por exemplo. Isso ajudará a evitar sobrecarga, o que pode levar a atrasos e queda na qualidade das suas entregas.

Quais técnicas podem ajudar na gestão do tempo para freelancers?

Para auxiliar na produtividade e na gestão de tempo, também é possível adotar algumas técnicas — muitas delas conhecidas como metodologias ágeis, comuns nas empresas que visam potencializar resultados. A seguir, conheça as principais práticas que você pode integrar à sua rotina.

Pomodoro

O método pomodoro tem como foco o trabalho organizado de modo a intercalar momentos de dedicação e foco com pequenas pausas. Ele pode ajudar a lidar com as distrações e oferece mais motivação.

Esse método foi desenvolvido para funcionar da seguinte forma: você trabalha por 25 minutos de foco (um pomodoro) e depois faz um pequeno intervalo de 5 minutos. Após 5 pomodoros, você faz uma pausa mais longa (com cerca de 30 minutos). Ao final, você reinicia os ciclos.

Os tempos de dedicação e intervalos podem ser ajustados conforme as suas necessidades. O objetivo é que as pausas sejam usadas para ir ao banheiro, se alimentar ou lidar com distrações, como usar as redes sociais. Sabendo que o seu dia terá os minutos dedicados para isso, fica mais fácil manter um tempo mais longo de foco nas suas tarefas.

Kanban

Outra prática que pode ser interessante é o método Kanban. Ele tem foco na visualização de processos, por meio de quadros físicos ou virtuais e cards de atividades que ficam organizados em diferentes colunas, que devem trazer as etapas do fluxo de trabalho.

A partir da conclusão de cada etapa, o card é movido, facilitando o controle de atividades. Também é possível determinar prazos e incluir outras informações relevantes. Atualmente, ele também é utilizado em diferentes sistemas de gestão ou aplicativos, como o Trello.

GTD

A sigla GTD se refere ao método Getting Things Done, ou “fazer acontecer”. Ele tem um foco na organização da rotina e centralização das informações para você conseguir otimizar os resultados e concluir todas as tarefas. Para tanto, ele tem 5 etapas:

1. capturar: anotar todas as tarefas que devem ser realizadas com datas e outros detalhes relevantes;
2. esclarecer: analisar as anotações para entender o que pode ser excluído da lista, o que deve ser realizado no dia e o que deve ser consultado no futuro;
3. organizar: é hora de criar categorias, separar as atividades, definir prioridades e sistematizar os processos na agenda;
4. refletir: se refere à revisão do que foi organizado, atualizando informações e fazendo alterações necessárias;
5. engajar: é o momento em que você realiza as tarefas, quando precisa manter o foco e o engajamento na atividade.

5W2H

O método 5W2H é uma checklist que pode ajudar na gestão de tarefas. A nomenclatura é originada em 7 perguntas que estruturam o processo. São elas:

1. What: o que deve ser feito?
2. Why: por que a tarefa deve ser realizada?
3. Where: onde isso deve acontecer?
4. When: quando será feito?
5. Who: quem é o responsável?
6. How: como a tarefa será cumprida?
7. How much: quanto vai custar?

Com as respostas, ficará mais fácil identificar os processos relacionados a cada atividade para incluir todos os detalhes na agenda. Isso ajuda a evitar imprevistos e garante uma atuação mais eficiente para os seus clientes.

S.M.A.R.T.

Outra técnica é o S.M.A.R.T., bastante utilizado na gestão de empresas, mas que também pode ser útil para freelancers. Ele tem relação com a determinação de objetivos, que vão guiar a sua organização de tempo, a realização de tarefas e o direcionamento da sua carreira. De acordo com ela, as metas precisam observar 5 requisitos:

1. Specific: ser específica;
2. Measurable: ser mensurável;
3. Attainable: ser atingível e realista;
4. Relevant: ser relevante para você;
5. Time-based: ter um prazo para realização.

Assim, a metodologia pode ser usada para ajudar a determinar objetivos de maneira efetiva e realista, evitando que você defina metas inatingíveis que podem gerar frustração e atrapalhar a rotina.

Viu como é possível melhorar a gestão de tempo e aumentar a produtividade como freelancer? Seguindo essas dicas, você pode ter uma rotina mais saudável, com entregas de qualidade e o cumprimento de prazos com os seus clientes.

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Resumindo