Google Docs: para que serve, como usar e funções da ferramenta

Conheça mais sobre o Google Docs e saiba como tirar melhor proveito desse programa gratuito disponibilizado pelo Google!

O que é e para que serve o Google Docs?

O Google Docs é um dos vários programas formulados pela companhia Google para Android, iOS e web. Ele permite a produção, edição e visualização de diversos conteúdos, desde documentos para impressão até planilhas de dados. A ferramenta ainda permite salvar arquivos na nuvem ou no dispositivo.

O Docs foi disponibilizado no segundo semestre de 2006 e, desde então, conquistou espaço entre o público por sua proposta simples e direta.

O objetivo da iniciativa era ofertar uma alternativa com melhor custo-benefício em comparação a softwares que fazem tradicionalmente esse serviço. É o caso do LibreOffice e da Microsoft Office. O melhor de tudo: a proposta era de um que fosse um programa online, algo que a concorrência não fazia. Dessa forma, as pessoas estariam aptas a acessar os arquivos desejados de forma remota.

Como resultado, o Google Docs vai além dos usuários comuns da rede. Ele passa a ganhar espaço também dentro do meio corporativo, sendo aproveitado como ferramenta de otimização de trabalho.

O Docs é fortalecido ainda mais quando o Google lança o Google Workspace e investe na integração total de todos os produtos da marca. O Workspace torna-se uma rede bastante substancial para atender às diversas necessidades dos usuários. Tanto que passa a oferecer, de forma integrada, navegador de internet, redes sociais, armazenamento em nuvem, assistente virtual, serviço GPS etc.

Como usar o Google Docs?

Para usar o Google Docs é preciso se inscrever no Gmail. É por meio dele que você garante acesso a todos os aplicativos que fazem parte do Google Workspace para enviar, editar ou compartilhar seus arquivos. Feito isso, basta entrar no Google Apps, no canto superior direito da página de entrada do e-mail.

Como criar uma conta no Gmail?

Para criar uma conta no Gmail, é necessário clicar na página de criação de conta. Nela, você insere alguns dados de identificação, como nome e sobrenome, nome de usuário (será o seu acesso permanente) e senha de acesso da sua preferência.

Na página seguinte, você complementa seu cadastro com informações sobre seu gênero, data de nascimento, e-mail de recuperação (caso perca o acesso) e número de telefone. Concluída essa parte, você confirma os termos de privacidade da empresa e efetiva a criação da conta. A partir daí, é só aproveitar todos os aplicativos disponíveis.

Isso inclui não somente o Google Docs, mas também outros programas importantes de organização. Por exemplo, o Meet, o Chat, o Duo, o Fotos, o Contatos, a Agenda etc.

Quais as principais funcionalidades do Google Docs?

O Google Docs é voltado para a produção textual de diversos arquivos, como cartas, currículos, boletins informativos, brochuras, relatórios, planos de aula etc. Porém, essa não é a única funcionalidade disponível para os usuários. Você também conta com o Google Planilhas, o Google Apresentações e o Google Formulários.

A seguir, você vai conhecer sobre cada uma das alternativas mencionadas e como elas funcionam. Confira!

Google Planilhas

O Planilhas é um recurso ideal para quem precisa organizar informações. Por exemplo, detalhar custos financeiros, planejar orçamentos, programar atividades da rotina, montar checklists de tarefas, monitorar despesas recorrentes com projetos etc.

O próprio Google Docs disponibiliza planilhas já formatadas para o preenchimento, otimizando seu trabalho. Basta navegar entre elas e eleger a que mais atende às suas necessidades.

Google Apresentações

Permite que você produza apresentações personalizadas em slides editáveis. A criação é um processo prático e rápido. Você tem a possibilidade de iniciar do zero ou de seguir os modelos já disponíveis. Eles são voltados para três tipos de uso: o pessoal, o educacional e o de trabalho.

Google Formulários

O Google Formulários é projetado para diversos objetivos. O usuário pode coletar informações do público, inscrever-se em eventos, dar feedbacks sobre algum serviço ou produto ofertado, avaliar atividades acadêmicas etc. Ele conta com um visual bastante simples e intuitivo, facilitando o uso dele no dia a dia.

Além disso, assim como acontece nas duas outras funcionalidades, você também conta com um banco de modelos para uso. Portanto, vale a pena explorá-lo e agilizar o seu processo criativo.

Os arquivos do Google Docs ficam salvos na nuvem?

Os arquivos do Google Docs ficam salvos na nuvem. Mais especificamente no Google Drive que está totalmente integrado ao Gmail e demais programas da empresa. Esse, inclusive, é um dos recursos mais importantes do Google Docs. Afinal de contas, permite que você possa acessar, editar e baixar seus arquivos de qualquer lugar e qualquer aparelho.

Porém, vale mencionar que o uso frequente da ferramenta ocupa e preenche o armazenamento. Em especial quando os seus projetos são muito pesados, contendo muitos megabytes ou mesmo gigabytes. No entanto, fique tranquilo! Se esse cenário ocorrer, você pode lidar com ele. Basta acessar o seu Drive e procurar o botão de “comprar armazenamento”.

Assim, o Google mostra as opções de plano disponíveis para pagamento mensal ou anual, sendo que o segundo garante até quase 20% de desconto no custo total. 

Há três modalidades de upgrade para o chamado Google One. São elas:

• plano básico: fornece a você 100 GB para uso pessoal/profissional;
• plano padrão: fornece a você 200 GB para uso pessoal/profissional;
• plano premium: fornece a você 2 TB para uso pessoal/profissional.

Caso seu plano atual não seja suficiente, você pode continuar a fazer upgrades. Por exemplo, ir do básico para o padrão e do padrão para o premium. O oposto também é válido, caso você se dê conta de que adquiriu espaço de armazenamento em excesso e queira fazer um downgrade.

Como acessar o Google Docs?

Para acessar o Google Docs para criar ou abrir arquivos:

1. acesse a página drive.google.com;
2. faça o login na sua conta do Google com usuário e senha;
3. crie um arquivo na versão do aplicativo desejado;
4. para abrir, clique duas vezes em um arquivo e ele será aberto no app correspondente (Documentos, Planilhas, Apresentações ou Formulários);
5. ao abrir um arquivo do Microsoft Office, um áudio, um vídeo, uma foto ou um PDF, ele será exibido no Google Drive.

Porém, vale mencionar que existe a opção de acessar arquivos sem estar logado. Nesse caso, você fica inabilitado para criar projetos do zero. No entanto, poderá ler o que já foi feito, incluir notas e até mesmo editar — seja apagar, seja acrescentar. Para tal, o criador original do arquivo precisa compartilhar o link de acesso a ele.

O processo é bem simples. O usuário clica no botão azul “compartilhar”, no topo dela, próximo à imagem do perfil dele. Nesse momento, aparecerá uma janela pop-up que indica as pessoas que já estão com acesso liberado.

Se for um material recente, sem compartilhamentos prévios, será mostrado apenas o próprio usuário intitulado como “proprietário”. Logo abaixo, aparecerá a opção de acesso geral e geração de link com essa função. O criador do projeto deverá escolher entre as seguintes alternativas de convidado para liberá-lo:

• leitor: o convidado pode apenas conferir o que já foi produzido, sem poder sinalizar mudanças ou modificar algo;
• comentador: o convidado pode conferir o que já está disponível e acrescentar notas ao longo dos textos, imagens, tabelas, gráficos e afins;
• editor: o convidado pode promover alterações parciais ou totais.

Vale pontuar aqui que o acesso dado a outras pessoas permite que elas entrem anonimamente no projeto e possam acompanhá-lo em tempo real. Logo, se o material é privado, traz dados pessoais, financeiros ou jurídicos, é importante redobrar o cuidado com a liberação do acesso.

É possível baixar o Google Docs?

Para baixar o Google Docs vai depender do dispositivo no qual você deseja usá-lo. Em computadores e notebooks, por exemplo, não é possível. Neles, o acesso é restrito a estar conectado à internet, fazer o login no Gmail e entrar na página da ferramenta. Já com smartphones e tablets, é possível. Eles permitem o download das demais funcionalidades separadamente. 

O Google Docs está disponível para iOS e Android.

Agilizar o uso no PC/notebook

Caso queira otimizar o acesso ao Google Docs, você pode adotar duas medidas. A primeira é favoritar a página inicial da ferramenta. Dessa forma, você será redirecionado para a funcionalidade desejada. A segunda é anexar a mesma página inicial à sua barra de tarefas do Windows, Mac ou Linux.

Agilizar o uso no smartphone/tablet

Para otimizar o Google Docs no celular ou tablet, o processo é mais simples. Basta que você deixe seu login no Gmail ativo no aparelho e integre todos os aplicativos do Google. Assim, você tem acesso direto a esses e outros produtos da empresa, além de poder aproveitar ao máximo os seus benefícios.

Lembrando que se você adquiriu um aparelho com sistema Android, essa integração já é automática de fábrica. O que só poupa ainda mais o seu tempo.

Qual a diferença entre o Google Docs e o Word?

O Google Docs é um produto formulado pela marca Google com múltiplas funcionalidades integradas: Documentos, Apresentações, Planilhas e Formulários. O objetivo é disponibilizar, em um só lugar, tudo o que você precisa para elaborar diferentes arquivos (textuais e audiovisuais). Já o Microsoft Word, ou simplesmente Word, é o programa de escrita mais popular da empresa Microsoft, integrando o acervo do sistema Microsoft Office.

Dadas as devidas proporções, o Documentos funciona como o equivalente ao Word. Enquanto isso, o Apresentações é correspondente ao PowerPoint, o Planilhas é proporcional ao Excel e o Formulário o similar ao Forms.

Diferença entre Documentos e Word

Tanto o Documentos quanto o Word funcionam para produção de textos, armazenamento em diferentes formatos e compartilhamento com outras pessoas. A questão é que o Microsoft Word é uma ferramenta paga e mais robusta, contendo mais mecanismos de edição e recursos criativos.

Afinal, ele é um programa pensado para uso offline em computadores. Por isso, você faz o download do software da companhia, se cadastra e paga pela licença de uso. Portanto, é preciso manter uma assinatura ativa na Microsoft para aproveitar esse e os demais programas da marca.

O Documentos, por outro lado, foi pensado para ser gratuito, leve e totalmente acessível de forma virtual. Em contrapartida, é um programa mais básico que o Word.

Um detalhe interessante que cabe mencionar é que, apesar de serem concorrentes, os programas contam com uma boa integração. Tanto é que você pode baixar arquivos do Documentos no formato “.docx” que é justamente a versão utilizada pela Microsoft Word.

Com isso, os arquivos são facilmente abertos em ambos os sistemas, sem precisar fazer qualquer conversão. Assim, eles não perdem nenhuma configuração do texto. 

Como abrir um documento do Word no Google Docs?

Para abrir um documento do Word no Google Docs é preciso acessar o Google Documentos e clicar em “Arquivo”. Ao aparecer o menu de opções, você deve escolher “Abrir”. Feito isso, surgirá uma janela pop-up, onde deverá selecionar “Upload” e selecionar o arquivo no seu computador. 

Assim, é possível transferir o material desejado na íntegra para o sistema do Google Docs. Na prática, isso vai manter toda a estruturação do texto, além de aspectos como fonte escolhida, alinhamento, paginação, índice etc.

Vale mencionar um detalhe interessante: depois do upload do seu arquivo, você pode acessá-lo novamente. Isso porque ele fica salvo na nuvem, na aba de atividades recentes do Drive. Logo, pode voltar a alterá-lo, complementá-lo ou simplesmente produzir cópias para download.

Quais as opções para download de arquivos do Google Docs?

A formatação do arquivo final varia conforme a função escolhida do Google Docs. Considerando o Documentos, que é o mais utilizado entre as quatro ferramentas disponíveis, você tem 7 alternativas de download. São elas:

1. .docx;
2. .rtf;
3. .pdf;
4. .odt;
5. .txt;
6. .html;
7. .epub.

Já no Planilhas, são 6 opções de download. Veja:

• .xlsx;
• .ods; 
• .pdf; 
• .html; 
• .csv;
• .tsv.

Em Apresentações não é diferente. Você também conta com uma gama diversificada de opções na hora de fazer o download. 

As 7 possibilidades de formato são:

• .pptx; 
• .pdf;
• .odp; 
• .txt; 
• .jpeg; 
• .svg; 
• .png.

O Formulários do Google é o único que foge à regra. Isso porque ele é idealizado para operar exclusivamente online. Portanto, não há opção de download. Apesar disso, caso seja do seu interesse, é possível imprimir as páginas com as questões formuladas para essa ferramenta.

Outro ponto relevante é que o formato “.pdf” é o único que aparece em todas as 3 funcionalidades. Isso se deve à acessibilidade desse tipo de arquivo, que pode ser facilmente aberto em qualquer dispositivo — celulares, tablets, notebooks, e-readers etc.

Além disso, o primeiro formato em cada um dos produtos (Documentos, Planilhas e Apresentações) merece atenção. Ou seja, o “.docx”, o “.xlsx” e o “.pptx”. Isso porque eles são, respectivamente, os modelos usados nos três programas com mais usuários da Microsoft: Word, Excel e PowerPoint.

Quais as vantagens do Google Docs?

O Google Docs oferece diversas vantagens para seus usuários. A seguir, você vai conferir as principais!

1. Não é preciso instalar no computador

Você se conecta ao Google Docs virtualmente quando está logado no seu PC. Portanto, só precisa ter uma boa conexão à internet para se manter no sistema. Em nenhum momento é pedido que você faça downloads, atualizações de softwares ou que baixe programas extras para ele operar corretamente.

2. Serviço gratuito

Para utilizar o Google Docs não é preciso dispor de uma assinatura mensal ou anual. Ele é disponibilizado gratuitamente, de forma que não há o bloqueio de utilização do programa caso não haja pagamento.

3. Acesso remoto e simultâneo

Por trazer o serviço remoto como uma das diretrizes do produto, você vai contar cada vez mais com dispositivos que podem acessá-lo de vários lugares simultaneamente. De forma que não importa se o acesso se dá virtualmente ou por meio dos aplicativos.

4. Armazenamento na nuvem

Todos os arquivos criados, editados, atualizados ou que passaram por upload para o Google Docs ficam na nuvem. Isso garante mais segurança, autonomia e liberdade. Afinal, você não depende de um aparelho em particular para dar seguimento às suas produções. Além, é claro, de poder continuar de onde parou em outro momento, já que o armazenamento é automático e está sempre ativo.

5. Compartilhamento de arquivos

Entre os recursos da ferramenta, há o compartilhamento de arquivos. Nesse caso, pessoas que receberam o link enviado por você passam a ter acesso aos seus documentos, independente de sua localização. Isso, sem mencionar a possibilidade de modificação dos documentos em tempo real.

6. Visualização de todas as versões

Todos os documentos editáveis (desde os do Documentos até os do Apresentações) disponibilizam o recurso de checagem de alterações anteriores. Isso auxilia bastante durante o trabalho em equipe remota e na recuperação de dados importantes.

7. Download de vários formatos de arquivos

O Google Docs permite o download de arquivos em 16 formatos diferentes. Algo que otimiza a leitura dele em vários navegadores, apps, softwares e plataformas de produção.

Quais as desvantagens do Google Docs?

Assim como qualquer outro serviço, o Google Docs também tem suas desvantagens. Separamos as principais. Confira!

1. Armazenamento gratuito pode não ser suficiente

O espaço de armazenamento inicial de 15 GB do Google Docs pode não ser o suficiente para você. Nesse caso, será preciso criar outras contas no Gmail para continuar aproveitando a ferramenta gratuitamente ou então pagar por mais armazenamento.

2. Funcionalidades são limitadas

Quando comparado aos produtos de referência da Microsoft (Excel, Word e PowerPoint), é perceptível que as funcionalidades do Google Docs são limitadas. Ele é voltado a um uso mais geral, sem necessidade de complementos ou customizações avançadas.

3. Acesso é dificultado sem internet

Problemas no acesso à internet, seja ela Wi-Fi, seja ela 4G/5G, podem comprometer o uso do Google Docs. Isso porque o sistema interpreta intermitências na rede como queda de conexão, bloqueando as funcionalidades de uso até que você fique novamente online. Uma solução para contornar isso é usar os apps para smartphone e tablet que liberam criação e edição offline.

4. Formulários só pode ser utilizado online

O Formulários do Google só pode ser utilizado unicamente como recurso online. Não é possível baixar e reaproveitá-lo em outros programas. Isso reduz muito sua usabilidade.

Assim, o Google Docs é uma opção de fácil uso, que contempla múltiplas funções e de custo praticamente nulo (exceto se houver necessidade de compra de armazenamento). Entre os pontos altos dele está a conexão com os programas da Microsoft, o que permite utilizar o mesmo arquivo em ambos os programas.

Outro diferencial é a acessibilidade remota por diferentes dispositivos. Além de tudo isso, é importante frisar que, por ser um produto Google, você também tem uma integração com mais de 70 produtos da empresa. Comece logo a testar a ferramenta e a dominar seus recursos!

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Resumindo