Planilha de custos: saiba como fazer para controlar os gastos

A falta de controle financeiro traz diversos riscos, principalmente em relação à inadimplência, além de dificultar a realização dos planos. Por isso mesmo, é importante encontrar maneiras de acompanhar os gastos realizados, a fim de manter o orçamento em dia.

Para ajudar nessa tarefa, vale a pena ter uma planilha de custos, que é um documento que terá todos os registros sobre as despesas e as suas origens. Neste conteúdo, ensinamos como utilizar essa ferramenta para controlar gastos. Confira!

Qual é a diferença entre planilha empresarial e planilha pessoal?

As planilhas de custos podem ser usadas para controles pessoais ou empresariais. A diferença estará na finalidade, afinal, o documento da empresa trará as movimentações financeiras referentes ao negócio, considerando todos os setores, enquanto a pessoal se limita às despesas de uma pessoa ou da família. 

No entanto, é importante pontuar que elas não devem ser misturadas. Caso tenha um negócio próprio, mesmo que ainda não tenha sido formalizado, as despesas pessoais e empresariais devem ser controladas separadamente. Se for o caso, utilize duas planilhas, uma para cada finalidade. 

Qual é a importância de ter uma planilha de custos?

Ao pensar sobre uma planilha de custos, muitos deixam de manter esse controle por não entender a sua importância para o dia a dia. Por isso, mostramos de que maneira isso pode trazer benefícios.

Entender o fluxo de gastos

A primeira vantagem é compreender o fluxo de gastos. Uma das principais dificuldades no momento de economizar é saber os motivos de ter despesas altas, que consomem mais rendimentos do que o esperado. Com tudo documentado em uma planilha, fica mais fácil identificar quais são os principais custos fixos e variáveis, assim como avaliar se eles eram realmente necessários. 

Reduzir custos

Depois de entender o fluxo de despesas, é possível identificar maneiras de diminuí-las. Isso é feito reavaliando o histórico de gastos para verificar quais precisam ser mantidos e quais podem ser reduzidos de alguma forma. Muitas vezes, a análise permite identificar os picos de custos e causas específicas, ajudando a procurar estratégias para economizar. 

Organizar investimentos

Antes de gastar e fazer novos investimentos, é preciso saber se você tem dinheiro e se as obrigações assumidas não vão resultar no endividamento. Assim, analisando a planilha de custos, você terá uma visão ampla sobre o orçamento e se é possível se comprometer com mais despesas. Dessa maneira, você pode se planejar com mais tranquilidade.

Atingir metas financeiras

É bastante comum criar metas financeiras para realizar planos, como viajar, fazer um intercâmbio, pagar um curso ou investir em um imóvel. O fato é que, independentemente do motivo para economizar, essa tarefa nem sempre é fácil.

A planilha de custos serve para ajudar a resolver esse problema ao mapear todas as despesas existentes. Isso permitirá a identificação de diversas possibilidades, como valores médios que poderão ser economizados e prazo para juntar determinados valores. Para tanto, é importante controlar, também, os rendimentos. 

Como fazer o controle mensal em uma planilha de custos?

O controle mensal dos custos utilizando a planilha exige disciplina. É fundamental que essa tarefa faça parte da sua rotina, então se organize para dedicar alguns minutos de cada dia ou, ao menos, uma vez por semana, para atualizar os lançamentos. Todas as entradas devem ter as informações mais relevantes, como:

• • Tipo de gasto;
• • Descrição;
• • Data;
• • Forma de pagamento;
• • Vencimento (se for o caso).

Ademais, todos os tipos de gastos, fixos e variáveis, devem ser incluídos no controle, mesmo que sejam pontuais ou de baixo custo. As despesas fixas são aquelas que trazem necessidades básicas e, de modo geral, mantêm o valor. Por exemplo:

• • Aluguel;
• • Internet;
• • Plano de saúde;
• • Seguros;
• • Parcelas de financiamentos;
• • Mensalidades de colégios;
• • Serviços recorrentes. 

Já os custos variáveis englobam aqueles que podem ou não existir a cada mês ou que o valor oscila ao longo do tempo. Ou seja, elas não são sinônimos de gastos supérfluos, apesar de ser onde eles se encaixam. Veja alguns exemplos:

• • Energia elétrica;
• • Água;
• • Mercado;
• • Lazer;
• • Transporte.

Se você utiliza o cartão de crédito, não se esqueça de separar as despesas por categorias também. Avaliando somente o valor da fatura o diagnóstico financeiro não será preciso, além de ficar mais difícil identificar pontos específicos para economizar. 

Como montar uma planilha desse tipo?

O primeiro passo para montar a planilha é listar todos os custos existentes, fixos e variáveis, e categorizá-los. Depois, é hora de começar a confeccionar a planilha propriamente dita. Separamos alguns passos para guiar na criação, porém, você deve adaptá-los conforme suas necessidades e a ferramenta escolhida:

• • Na primeira linha, nomeie todas as colunas com o tipo de informação que ela terá, por exemplo: gasto, categoria, valor, data de pagamento, entre outros;
• • Na primeira coluna, inclua todas as despesas levantadas, criando uma lista completa para controle;
• • Crie fórmulas para somar os gastos conforme tipos de despesas e o identificar o total mensal;
• • Tenha uma aba para cada mês e, ao fim, monte a planilha anual puxando os dados dos meses anteriores.

Seguindo os mesmos passos, com algumas adaptações, é possível criar uma planilha de rendimentos. Com ambas, é possível criar um controle de entradas e saídas para entender como estão os lucros da empresa ou a saúde financeira pessoal. 

Contudo, caso tenha dificuldades para lidar com os comandos dos softwares para criação de planilhas ou deseje agilizar o processo, vale procurar modelos prontos. Existem diversos disponíveis na internet, inclusive alguns criados pelas próprias ferramentas, como o Google Sheets, que traz modelos de planilhas de orçamento mensal e anual. 

Outra opção são os aplicativos financeiros, que permitem um controle  Se o objetivo for empresarial, também vale a pena avaliar os softwares de gestão, que trazem funcionalidades adicionais para ajudar na administração do negócio. 

Como vimos, a planilha de custos pode ser uma ótima aliada para ajudar no planejamento e na realização dos seus objetivos financeiros. Para isso, pesquise as ferramentas disponíveis e crie uma rotina para manter todas as informações atualizadas, acompanhando a evolução do seu orçamento. 

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