Ferramentas do Gmail: você conhece todas as funcionalidades?

Conheça as ferramentas do Gmail e veja como elas tornam o serviço mais otimizado e funcional para você!

Você está por dentro de quais são as ferramentas do Gmail? Sabe como utilizá-las e aproveitar ao máximo esse serviço? Se a resposta foi “não” para ambas as perguntas, tudo bem!

Neste post, você terá a oportunidade de conferir em detalhes o que é o Gmail e quais os diferenciais dele em relação aos e-mails de outras empresas.

Além disso, você vai descobrir quais os recursos especiais que ele fornece para os usuários e entender a relação dele com os demais aplicativos do Google. Curioso para saber mais? Então, acompanhe!

O que é o Gmail?

Gmail é o e-mail disponibilizado pelo Google — uma das maiores companhias de tecnologia do planeta. É um serviço sem custos para o usuário, permite a personalização da caixa de entrada e garante 15 GB de armazenamento em nuvem.

Além disso, o Gmail conta com uma versão oficial para empresas e ainda traz integração total com os demais serviços do Google. É o caso do Drive, do Meet, do Chrome e do YouTube.

Gmail, G Suite e Google Workspace são tudo a mesma coisa?

Gmail é o e-mail do Google. Não há mistério aqui. O G Suite, por sua vez, era o nome que a empresa dava ao seu pacote integrado de serviços, que otimizava a vida pessoal e profissional dos internautas. Nesse pacote, incluía, por exemplo, o Meet, o Blogger, o Calendário etc. Contudo, em 2020, a organização descontinuou a marca G Suite e passou a adotar o Google Workspace.

Com a nova marca, vieram também as mudanças. Entre elas, a alteração do layout dos produtos, a ampliação do catálogo de programas ofertados e, em especial, o aumento significativo de ferramentas e recursos do Gmail.

Afinal de contas, a proposta do Google Workspace — termo esses que, em inglês, significa espaço de trabalho — é muito clara. Ele quer facilitar, agilizar e tornar mais funcional suas atividades diárias que envolvem, entre muitas coisas:

• escrever e/ou responder mensagens;
• agendar compromissos;
• planejar atividades;
• fazer reuniões online;
• produzir documentos e salvar na nuvem;
• conversar em tempo real com colegas/amigos.

Quais são os aplicativos do Google?

Na página do Gmail, você tem acesso rápido a 34 aplicativos do Google. Para isso, basta clicar no ícone que aparece ao lado esquerdo da sua foto, no topo da tela. Entre os apps estão:

• Google Pesquisa;
• Perfil da Empresa;
• Maps;
• YouTube;
• Google Play;
• Google Notícias;
• Meet;
• Agenda;
• Google Fotos;
• Google Tradutor;
• Google Shopping;
• Chrome;
• Google Duo;
• Google Chat;
• Contatos;
• Drive;
• Google Viagens;
• Google One;
• Google Podcasts;
• Formulários;
• Google Arts & Culture;
• Google Earth;
• Google Ads;
• Jambooard;
• Keep;
• Documentos;
• Planilhas;
• Apresentações;
• Google Finanças;
• Google Sala de Aula;
• Google Coleções;
• Google Livros;
• Blogger;
• Hangouts.

Vale mencionar que ao descer a janela de aplicativos, você pode clicar no botão de “mais do Google”. Ao fazer isso, você será direcionado para uma nova aba onde se encontram todos os serviços da empresa. Ao todo, são 117. Eles estão divididos em três categorias:

• para todos: apps úteis para qualquer usuário, independentemente do uso ser pessoal ou profissional. É o caso do Google Acadêmico, do Waze e do Android TV;
• para empresas: apps úteis para quem precisa realizar tarefas do emprego, trabalha de forma remota, gerencia projetos online ou mesmo atua com marketing digital. É o caso do Google Analytics, Google Digital Garage e Google Marketing Platform;
• para desenvolvedores: apps que ajudam na idealização, no desenvolvimento e no lançamento de novos aplicativos, jogos e recursos digitais. É o caso de Testes de Aplicativos; Computação em Nuvem e Monetização.

A conta do Gmail dá acesso ao Drive?

Com a sua conta do Gmail, você consegue acessar os demais aplicativos do Google. O mesmo vale para o Drive — o qual é o serviço de armazenamento em nuvem da empresa e um dos maiores do mercado. Portanto, você pode aproveitar todas as funcionalidades do aplicativo para salvar arquivos (desde documentos a músicas) e conseguir acessá-los em qualquer lugar do mundo.

Quando for preciso mais espaço de armazenamento, você tem a possibilidade de contratar um dos planos do Google. A companhia trabalha com três opções mensais:

• pacote básico: dá direito a 100 GB por R$ 6,99;
• pacote padrão: dá direito a 200 GB por R$ 9,99;
• pacote premium: dá direito a 2 TB por R$ 34,99.

Quais são as principais ferramentas do Gmail?

Neste tópico, você vai saber quais são as principais ferramentas do Gmail e quais as respectivas funções de cada uma. Entendendo, assim, como elas podem ser úteis para as suas atividades. Fique atento!

1. Corretor automático

O corretor automático é uma das ferramentas do Gmail para quem precisa escrever muito no dia a dia, seja ao enviar e-mails, seja ao responder e-mails. Isso porque ele sinaliza as palavras que estão com a ortografia errada. Para completar, o recurso ainda deixa em evidência eventuais erros de concordância verbal e nominal no meio das frases.

Dessa forma, mesmo que você deixe passar algum equívoco, será possível revisar o texto e ajustá-lo a tempo. Assim, evita que você passe uma imagem negativa de desleixo com suas correspondências ou pior ainda: de baixo conhecimento da língua portuguesa.

2. Marcador de mensagens

O marcador de mensagens tem três funções. A primeira delas é permitir que você sinalize ao Gmail que determinadas mensagens são importantes. Logo, precisam estar em destaque caso você precise acessá-las novamente.

A segunda, que é automática, é indicar que o e-mail foi enviado por alguém com quem você está em contato com frequência. Por essa razão, é importante que você abra ele. A terceira e última é criar pastas para armazenar essas mensagens. Isso pode ser tanto para futuras consultas quanto para um arquivamento mais organizado. Veja alguns exemplos:

• marcador para mensagens pessoais;
• marcador para trabalhos e projetos;
• marcador para assuntos acadêmicos;
• marcador para contas e boletos virtuais.

3. Abas de conteúdos

As abas de conteúdos são mais uma das ferramentas do Gmail. Elas funcionam de forma automática, mas podem ser ajustadas para uma maior eficiência. O que elas fazem? Simples: separam os e-mails recebidos em até cinco grupos conforme os remetentes e o teor do conteúdo que eles trazem. São eles: Principal, Promoções, Social, Atualizações e Fóruns.

O primeiro concentra as mensagens que são importantes e que, geralmente, você responde, encaminha para outros usuários, baixa arquivos que elas trazem etc. O segundo reúne aqueles e-mails focados em promover produtos e serviços. Eles são enviados, por exemplo, pelas empresas em que você tem cadastro, é consumidor e/ou assina newsletter.

Já o terceiro contempla as mensagens enviadas pelas redes sociais em que você está presente. É o caso de lembretes, avisos ou alertas sobre movimentações no seu perfil, nos seus seguidores ou nos grupos dos quais participa. Algumas das plataformas que podem aparecer aqui são o Facebook, o LinkedIn, o Twitter e o YouTube.

O grupo das atualizações, por outro lado, é composto pelos e-mails referentes a novidades e lançamentos de assinaturas digitais e outros serviços que você utiliza. Já os Fóruns, como o nome entrega, reúne as notificações das plataformas de fórum das quais você participa. Como exemplo, há o Reddit e o 4Chan.

Vale citar aqui que você pode customizar quais dessas cinco categorias vão aparecer na página inicial do seu e-mail. Assim, o Google Workspace ficará mais funcional para a sua realidade.

4. Estrela em mensagens

Outra das ferramentas do Gmail permite que você possa marcar algumas mensagens recebidas com uma estrela. O motivo disso é simples: torná-las prioritárias entre os demais e-mails na sua caixa de entrada. Dessa forma, quando você precisar rever a mensagem, não será necessário pesquisar por ela.

Para isso, basta clicar na categoria “Com estrela”, que aparece no menu na sua tela esquerda, e acessar elas conforme o horário ou a data em que cada uma foi recebida.

Essa função também traz outra vantagem interessante. Quando você marca vários e-mails de um mesmo remetente, o Gmail impede que alguma mensagem dele seja identificada erroneamente como spam.

5. Programação de mensagens

Além das ferramentas do Gmail já citadas, você também conta com a programação de mensagens. Essa utilidade lhe proporciona a vantagem de escrever os e-mails que precisa e agendar quando eles serão encaminhados para os destinatários. Algo útil para situações como aniversários (de clientes, colegas, colegas de trabalho, familiares etc.). Isso sem mencionar, é claro, as datas festivas, como Natal, Réveillon, Páscoa e afins.

O melhor de tudo é que você tem total liberdade para escolher não apenas a data, mas também o horário do envio. Porém, fica o aviso: o agendamento é feito segundo o fuso horário de Brasília. Portanto, se você está fora do Brasil ou vai programar um e-mail para alguém de outro país, é importante se atentar a esse detalhe.

6. Cesta inteligente de spam

Outra das ferramentas do Gmail é a cesta inteligente de spam. O Google utiliza algoritmos personalizados para detectar aqueles e-mails com fins exclusivamente promocionais. Muitos dos quais são repetitivos e, ainda por cima, enviados com frequência. A partir daí, ele repassa essas mensagens indesejadas para a cesta de spam.

Dessa forma, evita que elas lotem sua caixa de entrada e você perca vários minutos tendo que apagá-las todos os dias. Tanto é que, uma vez nessa cesta, elas permanecem por apenas 30 dias. Depois disso, são automaticamente excluídas. Resumindo: é uma ferramenta pensada em reduzir possíveis incômodos e contratempos online.

7. Inserção de assinatura em e-mail

Para tornar a sua conta do Gmail mais profissional, você tem a alternativa de inserir assinaturas no final de todas as mensagens. Elas podem conter, por exemplo, o seu nome, a sua profissão e o seu registro no conselho regional da categoria da qual faz parte.

Outra possibilidade é indicar o local onde você trabalha, a empresa que representa ou simplesmente os locais onde você se formou (graduação e pós-graduação). No caso do e-mail corporativo, por exemplo, é possível inserir imagens de rodapé com logo, endereço e contato da organização e o setor do qual você faz parte.

8. E-mail em modo confidencial

O e-mail em modo confidencial é acionado por meio do ícone de cadeado com um relógio, disponível na caixa pop-up de novos textos. Basicamente, ele funciona assim: você envia uma mensagem que não poderá ser encaminhada para outros usuários nem ter nenhuma parte dela copiada. A pessoa que recebeu esse e-mail também ficará impedida de fazer o download de eventuais anexos.

Se isso tudo já não fosse o suficiente, ainda tem mais. Isso porque caso o destinatário tente imprimir o seu e-mail, ele não vai conseguir. O Gmail vai inibir essa função. Para completar, você pode deixar essa função ativa por até cinco anos.

9. Personalização do tema do Workspace

Nas configurações do Workspace, você tem uma ferramenta que lhe permite mudar o tema do Gmail. É possível trocar a paleta de cores para azul, rosa, verde, lavanda, entre outras. Uma segunda opção é personalizar por completo a aparência dele, inserindo imagens de fundo do banco de imagens.

Caso queira, você ainda pode ir além. Afinal de contas, dá para fazer o upload de fotos pessoais ao Workspace e aproveitá-las como tema da sua conta. Para quem adota o Gmail como e-mail corporativo, por exemplo, é interessante usar um background com o logotipo da empresa.

10. Organização da caixa de entrada

Uma das ferramentas do Gmail é justamente a organização da caixa de entrada. Você tem a opção de manter a versão sugerida pelo Google, mas pode personalizar a qualquer momento como as suas mensagens são mostradas e hierarquizadas.

Dá para colocar prioridade nos e-mails não lidos, naqueles com estrela ou que têm marcadores. Outra possibilidade é manter no topo as mensagens que ainda não foram lidas. Assim, garante que você cheque todas elas ao longo do dia. Por fim, ainda é possível criar múltiplas caixas de entrada conforme remetente e assunto do e-mail.

11. Customização do painel de leitura

Entre as ferramentas do Gmail, você também dispõe de um customizador do painel de leitura. É uma funcionalidade pensada para os usuários que se habituaram aos layouts de outros serviços de e-mail, como o do Outlook e o do Yahoo! Mail.

Se esse é o seu caso, não se preocupe. Você pode configurar o acesso à esquerda e deixar a abertura das mensagens à direita ou mesmo abaixo da caixa de entrada. Dessa forma, você simula o dashboard dos demais serviços.

12. Resposta automática de férias

Vai sair de férias da faculdade, do trabalho ou de ambos? Então, você pode programar uma resposta automática para todos indivíduos que lhe enviarem algum e-mail durante o período do seu recesso. Basta selecionar o período da sua ausência e escrever um texto explicando brevemente quando você retorna e que entrará em contato.

No caso de quem trabalha em empresas e repassa algumas funções para colegas ou supervisores, dá para indicar isso na mensagem. É só dizer que, durante as suas férias, tal pessoa lhe cobrirá e responderá diretamente por demanda X, Y ou Z. Inclusive, uma boa sugestão é inserir o e-mail ou o telefone dessa pessoa.

13. Modelos de respostas

O modelo de respostas é mais uma das ferramentas do Gmail. Ele funciona da seguinte maneira: quando você responde a muitos e-mails parecidos, dá para desenvolver um texto padrão de resposta para as suas futuras mensagens. Isso vai poupar o seu tempo e o principal: permitir que você agilize, no futuro, o retorno aos seus contatos.

O Gmail não limita a quantidade de modelos que um usuário pode criar. Portanto, dá para você planejar um vasto repertório de respostas automáticas para usar em situações diversas. Algo que, sem dúvidas, será de grande ajuda para quem trabalha com atendimento ao público, por exemplo.

14. Pesquisa com filtros no Gmail

Por fim, não podemos deixar de falar de uma das mais úteis ferramentas do Gmail: a pesquisa com filtros. Ela serve para que você possa localizar com precisão alguma mensagem. Afinal, com tantos e-mails trocados e recebidos diariamente, acaba que é normal a caixa de entrada concentrar centenas ou mesmo milhares de mensagens. Para tanto, o Gmail traz as seguintes opções de busca:

• mensagem enviada para destinatário específico;
• mensagem recebida por remetente específico;
• mensagem com anexo;
• mensagem com um determinado assunto (que você escreve);
• mensagem com determinadas palavras (que você escreve);
• mensagem enviada dentro de um período (que você seleciona);
• mensagem com tamanho até 25 MB.

Quais os outros recursos do Gmail?

Além das diversas ferramentas do Gmail, o e-mail do Google traz recursos extras para o usuário. Trata-se de uma integração total com os aplicativos Google Chat e Meet. Isso permite que você tenha, em uma só página, essas três funcionalidades. O melhor de tudo: sem carregamento lento e necessidade de fazer login em novas abas.

Esse benefício foi implementado com a adoção da marca Google Workspace. Atualmente, você pode acessar essas funções do lado esquerdo da tela, logo abaixo do ícone do e-mail. A seguir, você vai entender melhor como utilizá-las. Veja!

Google Chat

O Google Chat, como o nome já entrega, é um app para conversas instantâneas. Quando você precisa tirar dúvidas com um colega de trabalho, acertar detalhes com o seu supervisor ou simplesmente deseja uma resposta mais rápida do destinatário. Ele é simples, intuitivo e fácil de manejar.

Porém, não há apenas ele. Isso porque o Gmail também disponibiliza um complemento a esse recurso: o Spaces. O objetivo dele é permitir que você crie salas de bate-papo com múltiplas pessoas. Algo necessário e de grande serventia para quem precisa resolver demandas em equipe.

Vale mencionar que o Gmail deixa você sinalizar se está disponível para conversar. Basta selecionar, no lado superior direito, próximo à barra de pesquisa, o símbolo mais adequado. Ao todo, há três:

• automático: você está ativo dentro do Workspace e pode ser chamado a qualquer momento para um bate-papo;
• não perturbe: você está ativo no Workspace, mas engajado em alguma atividade que requer sua atenção. Por conta disso, as notificações do chat vão ser desativadas;
• ausente: vai ser mostrado que você não está ativo no Workspace. Logo, não adianta iniciar uma conversa instantânea, porque não haverá retorno algum.

Meet

O Meet serve para você conversar, se reunir, fazer apresentações, participar de conferências ou realizar encontros. Tudo isso de forma virtual, por meio de videochamadas. É um serviço que se popularizou bastante durante a pandemia de Covid-19 pela acessibilidade e praticidade. Isso sem falar, é claro, na facilitação do trabalho home office.

O mais interessante desse recurso é que você pode fazer chamadas individuais ou abrir salas de reunião. Nesse último caso, é possível contar com até 500 participantes. Para completar, o Meet permite que as pessoas façam gravações, compartilhem a própria tela e ainda façam o upload de arquivos (como slides ou planilhas).

Como usar o Gmail da melhor forma?

Para aperfeiçoar o uso do serviço, é importante que você se familiarize com as ferramentas do Gmail. Por isso, reserve uma semana para praticar o envio de mensagens, adotando o máximo de funcionalidades possíveis. Inclusive, combine elas em um mesmo envio. Além disso, use os recursos extras que o Google Workspace oferece.

Você pode fazer reuniões, chats e videochamadas de teste com amigos para se habituar à dinâmica de operação deles. Isso também será útil para você ver como fazer apresentações, compartilhar arquivos e sincronizar com os outros apps do Google.

Viu só como há várias ferramentas do Gmail que você pode utilizar para otimizar e potencializar a sua comunicação escrita? Portanto, vale a pena ler e reler as que apresentamos aqui para começar a testá-las.

Além disso, vale a pena aproveitar os recursos extras do Google Workspace e a possibilidade de integração com os demais aplicativos do Google. Essas ferramentas vão fazer toda a diferença na sua rotina pessoal, acadêmica e profissional.

Ficou animado em saber mais sobre o Gmail? Aproveite para seguir a Remessa Online nas redes sociais: Facebook, Instagram, Twitter e LinkedIn. Assim, você acompanha mais sugestões de recursos digitais para facilitar a sua vida pessoal e profissional!

Resumindo