O que é Invoice e para que serve?

Invoice é um documento importante para quem lida com comércio exterior — seja exportação de produtos, seja de serviços. Neste artigo, você vai entender o que é esse documento e quando é usado.

O Invoice é fornecido por aquele que presta o serviço ou vende o produto. Isso porque a tradução da segunda palavra é nota fiscal ou fatura. Portanto, esse é o documento usado para faturar uma negociação realizada.

No Invoice estão a descrição do produto ou serviço, a quantidade, o preço e forma de pagamento, por exemplo. Se você está comprando um produto ou contratando um serviço no exterior, esse documento estará na língua do país de origem.

Além disso, é um documento que registra e formaliza uma intenção de compra e venda. Também chamado de Fatura Proforma, é utilizado apenas para caráter informativo, como se fosse um orçamento ou uma proposta de negociação.

Dessa forma, não há aspecto fiscal ou oficial, sendo que o importador pode aprová-lo ou reprová-lo. Isso quer dizer que, ao gerar tal documento, o emissor estará apenas enviando um comunicado, e não uma ordem de cobrança.

Devido a todos esses fatores, a Proforma Invoice gera dúvidas, assim como outros processos burocráticos. Neste artigo, você vai entender melhor sobre esse documento.

Se preferir, assista ao vídeo resumido do Expresso Remessa #1:

Qual a importância do Invoice?

Basicamente, o documento tem a mesma relevância de uma nota fiscal. Afinal, ele regulamenta a operação e comprova que foi realizada de acordo com a legislação vigente. Portanto, isenta sua empresa de problemas com a fiscalização da Receita Federal. Ou seja, você assegura que não tem problemas com a sonegação fiscal.

Da mesma forma, a correta aplicação e o preenchimento adequado da Proforma Invoice permite isentar alguns tributos municipais e estaduais. Entre eles, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Serviços (ISS).

Quando a Invoice é usado?

Uma Fatura Proforma pode ser usada em diversas situações dentro da atividade de comércio exterior. Uma delas é no início de um contrato de compra e venda internacional. O documento apresenta todas as instruções necessárias para desenvolver uma fatura comercial definitiva. Ou seja, as transações que serão realizadas são amparadas por essa fatura. 

Outra forma de usar a Proforma Invoice é para reunir os dados necessários para emissão de uma carta de crédito ou para gerar uma Licença de Importação (LI) prévia. Um documento que deve ser emitido antes da documentação oficial que vai habilitar o fechamento do câmbio. 

Dessa forma, quando um cliente no exterior entra em contato com uma empresa solicitando um orçamento, a Proforma Invoice pode ser usada. O documento também pode ser usado como uma forma de comunicação, antes da formalização dos serviços. Essa é uma prática comum em transações entre prestadores de serviços ou venda de produtos entre empresas de diferentes países.

Apesar disso, existem casos em que a emissão não é obrigatória, mas recomendável. Entenda cada caso.

Emissão obrigatória

Inclui toda a operação acima de 3 mil dólares ou o equivalente em outras moedas. Assim, é preciso comprovar a transação comercial por meio de documento fiscal.

Emissão opcional

São as operações de até 3 mil dólares ou o equivalente em outras moedas. Nesses casos, não é exigida a emissão de um documento que comprove a transação comercial.

Além disso, vale a pena cuidar para não cometer alguns dos principais erros executados e que podem levar a problemas com o Fisco. Veja quais são eles: 

• Inexistência, repetição ou invalidez de data ou número de controle;
• Ausência de informações de pagador, de canal bancário ou seu devido direcionamento;
• Insuficiência na descrição de serviço ou produto;
• Falta de informações sobre a forma de pagamento;
• Ausência de informação da moeda em que deve ser paga;
• Emissão com datas superiores a 360 dias;
• Documentos ilegíveis;
• Ausência de dados ou informações incorretas de beneficiário ou emissor.

O que deve constar no Invoice?

A Fatura Proforma é como uma cobrança. Por isso, é preciso que todos os dados e as informações estejam descritas neste documento. Entre eles estão: 

• data de emissão do Invoice;
• nome e endereço completo do emissor e do destinatário;
• número do documento;
• descrição completa da mercadoria ou do serviço prestado. Aqui, deve constar a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM);
• local de embarque e desembarque;
• tipo de transporte do produto alvo da operação comercial;
• pesos bruto e líquido, e quantidade;
• preço unitário, valor total e moeda;
• forma e canal de pagamento;
• assinatura do emissor da Invoice;
• condições e International Commercial Terms (Incoterms).

Qual é a diferença da Proforma Invoice para a Commercial Invoice?

Como explicamos no início, a Proforma Invoice é semelhante a um orçamento, pois não tem caráter fiscal ou tributário. É utilizada apenas para comunicação. Já o Commercial Invoice é um documento internacional que equivale à Nota Fiscal brasileira. 

Um Commercial Invoice é um documento comercial utilizado para formalizar as operações de compra de uma empresa estrangeira. O documento deve conter as informações sobre a pessoa/instituição tomadora do serviço, detalhes sobre os serviços prestados e valores pagos. O documento confirma que a exportação foi realizada. 

Para isso, precisa ser emitido pelo exportador em um formulário específico, preenchido em inglês ou no idioma do importador, bem como dentro da regulamentação de seu país.

Quer saber mais sobre Commercial Invoice e baixar um modelo para te ajudar? Leia: O que é Invoice e para que serve?

Se você emitiu uma Fatura Proforma ou uma Commercial Invoice, é porque vai receber pagamentos de outros países. Você pode facilitar esse processo para o seu cliente e para você, utilizando a plataforma da Remessa Online. O sistema permite que você envie ou receba dinheiro do exterior, de forma rápida, fácil e descomplicada.

A Remessa Online tem as menores tarifas do mercado e o dinheiro pode ser recebido do exterior em até 2 dias úteis. Faça seu cadastro e comece a operar pela plataforma. Não sabe como? A gente te ajuda: Como receber dinheiro do exterior pela Remessa Online.

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Como lançar Invoice na contabilidade?

Para ser formalizado, o documento deve ser registrado nos lançamentos contábeis da sua empresa. Nesse caso, o principal aspecto a avaliar o fechamento do câmbio. A cotação determina quanto vale a moeda de negociação em relação ao real. Normalmente, o dólar.

A conversão é feita de acordo com o momento da venda da moeda estrangeira para o banco ou plataforma nacional de recebimento dos valores, como a Remessa Online. Dessa forma, considera-se a variação cambial até o dia em que o valor do produto ou serviço é recebido.

Porém, o cálculo do faturamento avalia o preço da moeda no dia da negociação. Como existem esses detalhes, é importante contar com o auxílio de uma contabilidade para evitar divergências nos dados.

Para entender melhor, imagine que sejam recebidos 10 mil dólares com um câmbio de R$ 5. Assim, o faturamento é calculado pela multiplicação desses dois valores. O resultado é 50 mil dólares.

Ainda é importante lembrar de que a emissão da nota fiscal para o exterior é obrigatória. Em seguida, o Invoice acompanha.

Quem faz Invoice?

A emissão desse documento é feita por quem vende o produto ou presta o serviço. Afinal, ele tem o objetivo de faturar a negociação comercial realizada. Portanto, se você faz exportações, precisa saber esse procedimento.

Porém, a emissão da Proforma Invoice muda conforme a região. Por isso, é preciso atentar aos detalhes do documento, questionando diretamente na Prefeitura da cidade em que sua empresa está sediada.

A emissão pode ser feita pelo Gerador de Invoice da Remessa Online. Você apenas precisa acessar o site, colocar seu e-mail e aguardar a mensagem para usar a ferramenta. Clique em “Acesse agora” para abrir o formulário.

A partir disso, preencha todos os dados solicitados e gere a sua Proforma Invoice. Para confirmar, apenas clique em “Gerar Invoice”. Pronto! O documento está finalizado.

Como preencher o Invoice?

O preenchimento do documento pode ser feito de várias formas. Isso porque não existe um modelo padrão a ser utilizado. Você pode criar o da sua empresa ou optar por um formulário pronto, o que achar melhor.

A única exigência é que todos os dados já indicados sejam devidamente colocados. Além disso, o Invoice deve estar em inglês ou no idioma do cliente. Assim, a compreensão é facilitada.

Por fim, gere o documento em 3 vias iguais. Todas devem ser assinadas e carimbadas pelo emissor.

Como pagar um Invoice?

O pagamento é feito por transferência internacional. Com o valor e os dados do Invoice, você envia a quantia descrita para a conta do exterior.

Para fazer o pagamento de um Invoice pela Remessa Online, siga os passos abaixo: 

• Faça o cadastro no site;
• Informe a natureza da operação;
• Crie uma história com os dados da conta destino;
• Faça o upload do Invoice;
• Pague via TED (transferência bancária entre contas de titulares diferentes dentro do prazo).

Portanto, o procedimento é simples. Ficou alguma dúvida? Veja mais aqui!

Qual a importância do registro correto no Siscoserv?

As operações de comércio exterior também devem ser registradas no Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio (Siscoserv).

Essa solução surgiu para controlar todos os dados de exportação e importação de serviços. Por sua vez, se a transação é com bens e mercadorias, o registro é feito no Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex).

A Lei 12.546/2011 instituiu o Siscoserv. A gestão é feita pelo Ministério da Indústria, Comércio Exterior e Serviços (MDIC) e pela Receita Federal. Por isso, os dados registrados no sistema são fiscalizados.

As informações cadastrais devem estar corretas e são de responsabilidade do emissor. Se estiverem erradas, sua empresa pode sofrer a aplicação de multas e outras sanções. Portanto, é importante garantir que todos os dados estejam corretos.

Quais são as taxas cobradas?

Todos os pagamentos têm cobrança de IOF (Imposto sobre Operações Financeiras) de 0,38% sobre o valor da nota. Para algumas naturezas, também há cobrança de Imposto de Renda. Por outro lado, há isenção de ICMS e ISS, por exemplo.

Dessa forma, você garante o preenchimento adequado do Proforma Invoice e evita qualquer problema com o Fisco. Isso protege a sua empresa e aumenta a vantagem competitiva do seu negócio.

Agora que você sabe como emitir o Invoice, que tal saber mais? Entenda quais são as naturezas de envio que podem ser feitas pela Remessa Online.

Resumindo