Como gerar invoice para o exterior: guia completo para brasileiros

Se você presta serviços ou vende produtos para empresas estrangeiras, saber como gerar invoice para o exterior é tão importante quanto fechar o contrato. O documento comprova a operação, atende às exigências de bancos e instituições financeiras e é o que torna possível receber pagamentos internacionais de forma legal e segura. 

Neste guia, você vai descobrir o que é uma invoice, quais campos são obrigatórios e como criar a sua do zero – de maneira simples e sem pagar nada.

O que é invoice e para que serve? 

A invoice é o documento que formaliza e comprova uma transação comercial realizada entre países. Quem presta serviços ou vende produtos para clientes no exterior é o responsável por emiti-la, reunindo no documento todas as informações da operação: valores, dados das partes envolvidas e condições de pagamento. 

Na prática, ela se assemelha a uma nota fiscal, mas sem valor fiscal. Seu caráter é representativo e documental, e sua apresentação costuma ser exigida por compradores, bancos e instituições financeiras no momento de concluir o pagamento internacional.

Quem deve gerar uma invoice

Tanto pessoas físicas quanto jurídicas que vendem produtos ou prestam serviços ao exterior devem emitir uma invoice internacional. O documento oficializa o faturamento da operação e é o que torna possível receber os valores via transferência internacional.

Freelancers

Freelancers que trabalham para clientes de outros países precisam gerar uma invoice para formalizar a cobrança pelos serviços prestados. Além de facilitar o recebimento em moeda estrangeira, a invoice de serviço também ajuda a comprovar a origem dos valores recebidos.

Empresas

Empresas que atendem clientes internacionais também devem emitir invoice para exterior em cada operação realizada. O documento registra informações importantes sobre a venda ou prestação de serviço e contribui para a organização financeira e fiscal do negócio.

Prestadores de serviço

Profissionais autônomos e prestadores de serviço que atuam no mercado internacional utilizam a invoice para detalhar o trabalho executado e o valor acordado com o cliente estrangeiro. Esse documento pode ser usado em serviços pontuais, contratos recorrentes e projetos de longo prazo.

Exportadores

Exportadores precisam emitir uma invoice internacional para registrar a venda de produtos para outros países. Nesse caso, o documento reúne informações sobre mercadorias, quantidades, preços, condições de envio e dados do comprador.

Aliás, o documento também é exigido em operações de exportação e processos aduaneiros. 

Quando é necessário gerar uma invoice

Sempre que fizer uma venda ou prestação de serviço para o exterior é preciso gerar uma invoice. Por isso, a emissão do documento deve ocorrer após o faturamento, segundo prazo e período combinados com o cliente. Com o recebimento, é feita a nota fiscal. 

Tipos de invoice

Nem toda invoice é igual. Cada modelo foi pensado para um tipo de operação diferente – e a escolha certa depende do que está sendo vendido, da forma de cobrança e das condições acordadas entre as partes. Conheça os principais tipos:

• Invoice comercial (Commercial Invoice): usada para registrar vendas concluídas de produtos ou serviços para clientes no exterior. Também pode ser utilizada em processos alfandegários e cálculo de impostos;
• Proforma Invoice: funciona como uma proposta comercial detalhada antes da cobrança definitiva. Ajuda o cliente a analisar valores e aprovar pagamentos;
• Invoice de serviço (Service Invoice): indicada para freelancers, consultores, agências e empresas que prestam serviços internacionais;
• Invoice recorrente (Recurring Invoice): utilizada em cobranças periódicas, como assinaturas, suporte técnico e contratos mensais;
• Invoice consolidada: reúne várias cobranças do mesmo cliente em um único documento, facilitando o controle financeiro;
• Invoice de crédito e débito: usada para corrigir valores, aplicar descontos, incluir cobranças extras ou reajustes;
• Invoice eletrônica (E-invoice): versão digital da invoice tradicional, emitida em formatos eletrônicos como PDF ou XML.

O que é VAT na invoice

O VAT (Value Added Tax) é o Imposto sobre Valor Agregado (IVA), aplicado em transações com países como o Reino Unido. Quando a operação exige esse tributo, ele deve constar na invoice de forma discriminada. Por ter abrangência ampla, o VAT unifica a cobrança de diferentes impostos em um único tributo.

Quais informações devem constar em uma invoice

Para que a invoice cumpra seu papel e o pagamento seja processado sem problemas, o documento precisa conter informações completas sobre a operação. Embora o modelo possa variar conforme o país de destino ou o tipo de negócio, alguns campos são considerados essenciais na grande maioria das transações internacionais:

• Número: identificação única do documento para controle da cobrança;
• Data de emissão: dia em que a Invoice foi criada;
• Dados do emissor: nome, endereço, e-mail, telefone, CPF ou CNPJ;
• Dados do cliente: nome ou razão social, endereço e informações de identificação;
• Descrição do produto ou serviço: detalhes objetivos sobre o que foi vendido ou realizado;
• Quantidade e valores: número de itens, horas trabalhadas, valor unitário e valor total;
• Moeda utilizada: dólar, euro, libra ou outra moeda acordada;
• Forma e prazo de pagamento: método utilizado e data limite para pagamento;
• Dados bancários: informações para recebimento internacional, como banco, código SWIFT e IBAN;
• Impostos e taxas: tributos aplicáveis ou indicação de isenção;
• Termos adicionais: condições comerciais, multas ou observações relevantes da negociação.

Passo a passo de como gerar uma invoice

Para gerar uma invoice internacional, você pode criar o documento em um modelo no Word, Excel ou utilizar plataformas online especializadas. Em geral, os principais passos são:

1. Reúna os dados do cliente internacional, como nome, endereço e e-mail;
2. Adicione suas informações pessoais ou da empresa, incluindo CPF ou CNPJ;
3. Defina um número único para a Invoice;
4. Informe a data de emissão do documento;
5. Descreva o produto vendido ou o serviço prestado de forma clara;
6. Inclua quantidade, horas trabalhadas ou unidades da operação;
7. Informe o valor cobrado e a moeda utilizada no pagamento;
8. Adicione o prazo e a forma de pagamento internacional;
9. Insira os dados bancários para recebimento no exterior;
10. Revise todas as informações antes do envio;
11. Salve o documento em PDF para evitar alterações;
12. Envie a Invoice para o cliente por e-mail ou pela plataforma utilizada na negociação.

Como gerar uma invoice

Existem diversos geradores de invoice disponíveis na internet que ajudam a criar o documento de forma rápida e organizada. Essas plataformas facilitam o preenchimento das informações e geram a Invoice pronta para envio ao cliente internacional.

O que é o gerador de invoice da Remessa Online

O gerador de invoice da Remessa Online é uma ferramenta gratuita criada para profissionais e empresas que prestam serviços para clientes internacionais.

A plataforma permite emitir uma invoice de serviço de forma simples, sem necessidade de instalar programas ou criar documentos manualmente. Basta gerar o documento e fazer o download do PDF.  

Passo a passo para gerar invoice da Remessa Online

Siga os seguintes passos para gerar uma invoice da Remessa Online:

1. Acesse o Gerador de Invoice da Remessa Online;
2. Insira seu e-mail e clique em “Enviar”;
3. No e-mail recebido, clique em “Acessar Gerador de Invoice”;
4. Escolha o idioma no qual a fatura comercial deve ser emitida, se português ou inglês;
5. Insira os dados obrigatórios, como informações do recebedor e do pagador, descrição do serviço, moeda e valor;
6. Conclua o processo clicando em “Gerar Invoice”;
7. Confirme as informações e faça o download do PDF que será gerado;
8. Envie o documento para a empresa no exterior.

O que é uma invoice de serviço para o exterior

A invoice de serviço para o exterior é a fatura utilizada para cobrar clientes internacionais por serviços prestados. O documento reúne as informações essenciais da operação: descrição do serviço, valor, moeda e dados das partes envolvidas.

É o modelo mais utilizado por quem trabalha remotamente para empresas fora do Brasil – freelancers, consultores, desenvolvedores, designers e agências digitais, entre outros profissionais.

Quando emitir uma Invoice de serviço internacional

A invoice de serviço internacional deve ser emitida sempre que um profissional ou empresa prestar serviços para clientes de outros países.

O documento pode ser enviado antes ou depois da entrega do serviço, dependendo do acordo feito entre as partes. Em trabalhos recorrentes, a emissão costuma acontecer mensalmente ou conforme o período definido em contrato.

A invoice para o exterior também é importante para liberar pagamentos internacionais e manter o controle financeiro das operações realizadas fora do país.

Como emitir uma invoice de serviço para o exterior

Para emitir uma invoice de serviço para o exterior, basta reunir os dados da operação e preencher o documento corretamente. O processo pode ser feito manualmente em modelos prontos ou em plataformas digitais como o gerador de Invoice da Remessa Online.

Existem taxas para gerar uma invoice?

Não. A emissão de uma invoice internacional é gratuita em modelos prontos no Word, Excel ou Google Docs, e também em plataformas como o gerador de invoice da Remessa Online.

Para quem precisa de recursos avançados, existem ferramentas pagas, como a Invoicely, que permite emitir até 5 documentos gratuitamente e cobra a partir de US$ 9,99 por mês nos planos pagos.

Importância da invoice para negócios internacionais

A invoice é um dos documentos mais importantes em negociações internacionais: ela formaliza a operação entre comprador e vendedor, registra os dados da venda ou prestação de serviço e comprova a transação realizada.

Além de organizar a cobrança, o documento também garante segurança jurídica para ambas as partes. Em casos de atraso, divergência ou problema no pagamento, o documento pode ser usado como prova da negociação.

Nas exportações, ela é exigida nos processos alfandegários. As autoridades utilizam o documento para verificar produtos, valores, quantidades e origem da mercadoria.

Como receber pagamentos internacionais pela Remessa Online

A Remessa Online permite receber pagamentos do exterior de forma prática, com câmbio comercial e taxas menores do que as cobradas por muitos bancos tradicionais. Ela atende freelancers, empresas, prestadores de serviço, exportadores e profissionais que recebem salários ou pagamentos internacionais.

Para receber pagamentos internacionais pela Remessa Online, siga os seguintes passos:

1. Faça login na plataforma e clique em “Receber”
2. Informe a moeda e o motivo da transferência internacional;
3. Gere os dados bancários de recebimento;
4. Compartilhe essas informações com o cliente ou empresa pagadora;
5. Oriente o envio via transferência bancária internacional (“Wire Transfer”);
6. Aguarde a compensação do pagamento;
7. Após o valor entrar na plataforma, solicite o resgate para sua conta bancária no Brasil.

Dicas para gerar uma invoice corretamente

Preencher a invoice corretamente é essencial para evitar atrasos, bloqueios ou qualquer problema no recebimento de transferências internacionais. Pequenos erros no documento podem comprometer toda a operação, por isso, vale seguir algumas boas práticas na hora de emitir a sua:

• Verifique se todos os campos da Invoice estão preenchidos.
• Confirme se todas as datas estão corretas e dentro da validade. Após 360 dias, a Invoice perde a validade.
• Veja se dados bancários, descrição dos serviços e método do pagamento estão corretos.
• Confira se a moeda do país de origem está certa e os valores.
• Revise o PDF gerado para identificar erros ao salvar os dados.
• Tenha cuidado redobrado ao gerar Invoice com um modelo pronto na internet. O documento não vale se estiver ilegível.
• Cheque se os dados do emissor e beneficiário estão corretos.
• Utilize o Gerador de Invoice da Remessa Online. Ele é gratuito, prático e fácil de usar.

Erros comuns ao gerar uma invoice

Pequenos erros ao emitir uma invoice podem causar atrasos no pagamento, problemas no câmbio internacional e até recusa da transferência pelo banco ou plataforma utilizada.Os erros mais comuns são:

• Dados incorretos do cliente: nome da empresa, endereço ou e-mail errados dificultam a validação da operação;
• Descrição genérica do serviço: sem especificar o que foi prestado, bancos e plataformas podem rejeitar a transação;
• Moeda não especificada: deve indicar claramente se o pagamento será em dólar, euro, libra ou outra moeda internacional;
• Campos obrigatórios ausentes: prazo de pagamento, número da invoice, código SWIFT e IBAN são informações essenciais e não podem faltar;
• Valores, datas ou condições não revisadas: enviar o documento sem conferir os dados acordados pode gerar cobranças incorretas e a necessidade de emitir documentos de correção.

Para evitar esses problemas, revise todas as informações antes do envio e utilize modelos padronizados ou plataformas especializadas.

Perguntas frequentes

Crédito da imagem: Envato Elements