O fluxograma de processo é uma ferramenta que pode ajudar sua empresa a alcançar o sucesso, inclusive na expansão internacional. Entenda como funciona.
Nem toda empresa dá atenção ao fluxograma de processo, mas essa é uma ferramenta que ajuda a alcançar o sucesso. Isso porque contribui para a compreensão de todos os colaboradores, fazendo com que estejam alinhados e busquem alcançar os objetivos estratégicos definidos.
Essa prática é importante em todos os setores e portes de empresas. Inclusive, estabelecer processos ajuda no crescimento de pequenos negócios. Por isso, você deve saber como utilizá-la para ter um crescimento sustentável.
Então, que tal saber mais? Neste post, vamos explicar como funciona o fluxograma de processo. Continue lendo!
O que é um fluxograma de processo?
Um fluxograma de processo é uma ferramenta que representa de forma visual as atividades realizadas na empresa. É possível usar setas, formas geométricas e até descrições breves para explicar como ocorre a sequência de fluxo de trabalho. Ou seja, cada pessoa sabe o que deve fazer e em que momento, de forma fácil e simples, evitando erros e refações.
Dessa maneira, entende-se como funcionam o negócio e as equipes. Afinal, fica claro como os processos se alinham. Além disso, essa ferramenta permite identificar os gargalos e as redundâncias existentes, o que favorece sua eliminação e simplificação. Portanto, tem tudo a ver com o aumento da eficiência.
O fluxograma facilita o entendimento dos procedimentos estratégicos. Assim, as equipes são guiadas a realizarem suas atividades da forma correta. Isso simplifica qualquer ação, até mesmo o processo de inovação, que se torna mais estruturado.
Quais são as principais funções de um fluxograma de processo?
O fluxograma de processo mostra como as coisas acontecem em um trabalho ou projeto. Mesmo que existam muitos tipos diferentes, o fluxograma mais básico é como um mapa simples. Ele serve para planejar, mostrar, anotar e melhorar a maneira como fazemos coisas em diferentes áreas.
Melhorar a compreensão dos fluxos de trabalho
Com o fluxograma de processo, você entende como as etapas de trabalho são desenvolvidas nos mais diferentes setores. Isso permite entender como as atividades são interligadas e de que forma uma impacta na outra. Além disso, fica mais visível como a ação de cada colaborador contribui para o alcance dos objetivos estratégicos.
Demonstrar como as atividades são desenvolvidas
O fluxo de trabalho fica bem claro quando você o coloca em um fluxograma. Esse processo é relevante tanto para colaboradores quanto para gestores.
O fluxograma de processo ajuda funcionários a entender o que e quando fazer determinada atividade. Por exemplo, uma pessoa sabe que precisa aguardar o colega determinar sua etapa para iniciá-la. Caso contrário, poderá haver erros e até a necessidade de refações.
Para os gestores, o fluxograma de processos é necessário para saber como as atividades são desenvolvidas e poder enxugá-las. Muitas vezes, é possível identificar que determinada etapa é desnecessária ou que um fluxo de trabalho pode se tornar mais eficiente.
Facilitar a identificação de gargalos e problemas existentes
Por ser uma representação visual do trabalho realizado, o fluxograma de processo permite saber quais são os gargalos e os problemas existentes.
Com a ferramenta, o gestor percebe que o plano de ação, por exemplo, fica emperrado na etapa X. Então, é o caso de perguntar ao colaborador responsável o que está acontecendo para o atraso. Assim, pode ser que o funcionário precise ser realocado, a etapa ser eliminada etc. Tudo depende de cada caso, mas essa visão só aparece com o auxílio do fluxograma de processo.
Quais são os benefícios de usar fluxograma de processo?
O fluxograma viabiliza a revisão contínua do processo, facilitando a análise crítica para identificar falhas e oportunidades de aprimoramento. Isso permite a manutenção constante e otimização do processo, alinhando-o à realidade da empresa. Além disso, oferece referência à equipe para direcionar suas atividades e proporciona uma compreensão melhor de cada etapa realizada.
Você tem uma compreensão melhor dos processos realizados
Com uma representação visual, todos conseguem visualizar as atividades realizadas no departamento. Essa compreensão é permitida para todos, qualquer que seja sua função ou experiência.
A equipe tem uma referência para direcionar suas atividades
A comunicação se torna melhor com a ajuda do fluxograma de processo, já que ele é visual. Isso permite que as pessoas entendam e direcionem suas atividades da maneira correta. Ou seja, há menos confusão e ambiguidades.
A análise de processos se torna mais eficiente
Possíveis gargalos, redundâncias e ineficiências são identificados com facilidade. Portanto, os processos são executados com a máxima precisão e isso ajuda a ter mais escalabilidade.
Você pode melhorar o treinamento dos colaboradores
Quando as pessoas iniciam na empresa ou em uma equipe específica, o fluxograma de processo é uma boa ferramenta de onboarding. Isso porque elas passam a ter uma visão ampla do trabalho, apesar de objetiva. Ou seja, fica muito mais fácil entender as etapas executadas.
É possível fazer um bom gerenciamento de riscos
Com a representação visual dos processos, você identifica possíveis ameaças e riscos à empresa ainda em estágio inicial. Assim, eles podem ser modificados e aprimorados para você manter uma boa experiência do cliente e um customer success eficiente. Ou seja, efetiva-se uma gestão proativa.
Você consegue melhorar os processos
A análise eficiente dos processos permite aprimorá-los de forma embasada. Isso porque você tem uma visão mais ampla e consegue visualizar como o fluxo de trabalho pode ser melhorado.
Você tem mais embasamento para as tomadas de decisão
O fluxograma de processo facilita o mapeamento de possíveis resultados, os pontos de decisão e as consequências de determinada atividade. Com isso, você efetiva uma gestão data driven e toma decisões mais embasadas.
As equipes têm mais responsabilidade
Como o fluxograma determina o que cada um deve fazer, os colaboradores têm suas responsabilidades bem-definidas. Isso ajuda a todos entenderem o que precisam fazer e reconhecerem seu papel e importância no processo.
O turnover se torna mais fácil
A documentação dos processos é essencial para que a empresa tenha um fluxo de trabalho bem estruturado em qualquer circunstância. Assim, quando houver a troca de profissionais, as atividades continuam sendo realizadas da mesma forma, porque tudo está descrito. Portanto, os erros são evitados justamente devido à padronização.
Quais são os principais tipos de fluxogramas de processo?
Há diversas categorias de fluxogramas de processo, sendo os dois mais comuns o formato simples, também chamado de fluxograma linear, que inclui pontos de decisão, e o funcional, ideal para tarefas envolvendo várias equipes.
Fluxograma de processo simples
O fluxograma de processo simples é o modelo mais básico, geralmente utilizado para apresentar etapas comuns e que não envolvem muitas pessoas ou setores. Assim, são usados símbolos simples e um fluxo linear. Ou seja, define-se que a atividade começa em A, passa por B e chega a C, sem muitas ou até nenhuma complexidade.
Fluxograma de processo funcional
O fluxograma de processo funcional é caracterizado por ter processos divididos entre as áreas da empresa. Por isso, costuma ser utilizado para descrever as etapas que abrangem diferentes equipes, evidenciando qual é a responsabilidade de cada uma delas.
Por esse motivo, o fluxograma funcional é mais complexo, mas ainda traz a condição de fornecer uma visão holística. Além disso, ele tem um fluxo único de entrada e saída. Dessa forma, fica mais fácil integrar os colaboradores e mostrar sua interação. Normalmente, o desenho desse fluxograma é feito em partes.
O que deve conter em um fluxograma de processo?
1. Início ou fim
No fluxograma de processo, o símbolo com forma oval ou de pílula representa seus extremos, indicando onde começa e onde termina. Ou seja, ele é usado no início ou no fim do processo.
2. Decisão
Em todo processo há um ponto de decisão, que pode sinalizar dois ou mais caminhos. Esse ponto é representado pelo símbolo “Diamond Shape” no fluxograma de processo.
3. Processo
O símbolo de um retângulo representa um processo. Ele serve para indicar as etapas no fluxograma. Alguns exemplos de atividades que podem ser inseridas nesse símbolo são “atendimento ao cliente” e “embalar o produto”.
4. Processo pré-definido
O símbolo usado para definir processo pré-definido em um fluxograma de processo é um retângulo horizontal sobreposto com um retângulo vertical em cada uma das extremidades. Ele é usado para representar uma parte do processo que já foi mapeada em outro fluxograma.
5. Operação manual
O símbolo usado para definir operação manual em um fluxograma de processo é um trapézio invertido. O trapézio representa a atividade que deve ser realizada manualmente, e a seta aponta para a direção do fluxo do processo. Ele serve para representar uma atividade que não pode ser automatizada.
6. Conector
O conector serve para ligar duas partes de um fluxograma de processo que estão em páginas diferentes ou que são muito distantes para serem conectadas com uma linha contínua. Seu símbolo é um círculo com um número dentro, usado para identificar o conector e garantir que ele seja conectado ao correto.
7. Documento
O símbolo de documento em um fluxograma de processo é um retângulo com cantos arredondados. Ele representa a entrada ou a saída de um documento em um processo e é geralmente preenchido com uma descrição do documento.
8. Fluxo de linha
O símbolo de fluxo de linha em um fluxograma de processo é uma linha contínua com uma seta apontando na direção do fluxo. Ele é usado para conectar os símbolos de processo em um fluxograma.
Esses símbolos são padronizados, porque isso permite aplicar o fluxograma de processo em qualquer empresa do mundo. Essa característica também ajuda na análise e na própria elaboração dessa ferramenta, já que você sabe exatamente o que colocar em cada parte da representação visual.
Como criar um fluxograma de processo?
1. Liste as atividades do processo a ser descrito
Liste todas as atividades que fazem parte do processo que será estruturado em um fluxograma. Pense sobre sua importância e natureza. Por exemplo, pergunte-se se requerem alguma tomada de decisão, se dependem somente de um colaborador ou de mais pessoas, se estão interligadas a outros fluxos de trabalho etc.
2. Estude os processos existentes na empresa
Estude os processos de maneira prévia. Verifique todos aqueles que existem na empresa e analise sua inter-relação. Assim, é possível criar um fluxograma de processo sem objetividade e confuso.
3. Estabeleça a sequência lógica do fluxograma
Todo fluxograma de processo deve ter começo, meio e fim. A primeira etapa abrange as entradas que começam o fluxo de trabalho. Já a segunda consiste nas atividades realizadas para alcançar o objetivo. Por fim, a última representa as saídas, isto é, os resultados esperados.
4. Escolha a melhor ferramenta para criar o fluxograma
Defina qual ferramenta será usada para a criação do fluxograma de processo. Existem diferentes opções e você pode usar programas simples, como Word, PowerPoint e Canva. Mas também há alternativas especializadas.
5. Monte o fluxograma de processo
Faça a montagem pelo início e insira os símbolos corretos para cada uma das etapas. Conecte-os com setas e garanta que exista um fim. A ideia é que todos entendam qual sequência deve seguir.
6. Revise a estrutura criada e compartilhe com os colaboradores
Assim que toda a estrutura estiver pronta, revise o fluxograma de processos e garanta que esteja tudo correto. Procure por possíveis erros ou etapas que ficaram de fora. Ainda é indicado contar com a ajuda de outras pessoas, porque isso ajuda a evitar falhas devido ao olho viciado.
Ou seja, quando você olha muito tempo para a mesma coisa, tende a não enxergar mais os detalhes. Ao adequar, compartilhe o fluxograma e sane possíveis dúvidas. Se necessário, faça ajustes. Isso é muito comum e é importante destacar que essa é uma estrutura viva, que permite correções.
8 softwares para fazer um fluxograma de processo
EdrawMax: simples e com vários modelos
EdrawMax é um software simples de usar e com vários modelos de design. Além disso, tem mais de 50 mil gráficos vetoriais disponíveis. Para utilizá-lo, basta escolher um modelo e iniciar a personalização.
Miro: faz integração com diferentes plataformas
Voltado para diagramas de processos, fluxos de trabalho, mapas mentais etc., o Miro tem vários modelos disponíveis. Assim, você consegue criar processos complexos com facilidade. Um destaque é a integração com diferentes plataformas, como Google Workspace, Dropbox e Slack.
LucidChart: oferece mais de 1.000 modelos
É um dos softwares de fluxograma de processo mais conhecidos. Oferece mais de 1.000 tipos disponíveis e faz integração com vários sistemas, como Google Docs, Microsoft Office e Atlassian.
Microsoft Visio: muito escolhido por empresas
Existente há vários anos, o Microsoft Visio é muito escolhido por diferentes empresas para criar fluxogramas de processo, fluxos de trabalho simples e mais. Alguns modelos são oferecidos na ferramenta, mas também é possível importar imagens e arquivos do Microsoft Word. Por outro lado, não existe integração.
Cacoo: cria fluxogramas em minutos
Cacoo é uma ferramenta bem simples, que permite criar fluxogramas em alguns minutos. Apesar disso, há menos opções. Ainda assim, você encontra vários tipos de diagramas que facilitam o trabalho.
Draw.io: layout simples e fácil de usar
Muito fácil de usar, o Draw.io tem um layout simples, biblioteca de formas, interfaces de arrastar e soltar, e vários modelos de fluxograma de processo. Os pontos negativos são a falta de colaboração em nuvem e os poucos recursos de armazenamento.
Gliffy: ideal para iniciantes
O Gliffy é ideal para iniciantes devido à interface intuitiva. Existe uma coleção de modelos e formas suficientes, o que permite acompanhar as demandas. Uma característica positiva é a capacidade das formas se encaixarem com rapidez. Isso facilita muito o trabalho de criar o fluxograma de processo.
Além disso, os gestores de projeto podem usar a função de histórico de revisão. Com ela, fica mais fácil diagnosticar os erros e corrigi-los.
SmartDraw: conta com sistema de IA
O SmartDraw é um dos mais antigos e também mais complexo. Oferece mais de 4.500 modelos e tem um sistema de inteligência artificial que identifica os elementos e formas mais adequados a partir de atalhos do teclado. Assim, você economiza tempo.
Use o fluxograma de processo e faça sua empresa crescer!
O fluxograma de processo é uma ferramenta de negócio importante e muito utilizada nas empresas mais valiosas do mundo. Isso porque ele permite identificar erros, gargalos e ineficiências que precisam ser modificados e aprimorados.
Ao mesmo tempo, também permite entender melhor como a empresa funciona e documenta todos os processos de forma estruturada. Com isso, fica mais fácil fazer mudanças de pessoas nas equipes e manter um fluxo de trabalho padronizado.
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Resumindo
Para fazer o fluxograma de um processo, você precisa listar as atividades, estudar os processos da empresa, estabelecer uma sequência lógica, escolher uma ferramenta, montar a estrutura e revisar. É preciso que exista meio, começo e fim, que representam as entradas, as ações propriamente ditas e os resultados gerados, respectivamente.
A importância de um fluxograma de processo é a possibilidade de análise, com identificação de falhas, gargalos e ineficiências. Dessa forma, é possível fazer correções e otimizar o fluxo de trabalho. Além disso, ele deve ser constantemente atualizado para refletir a realidade da empresa.
