Como emitir nota fiscal: passo a passo simples para emitir NF ou NF-e

Emitir nota fiscal é essencial para formalizar a prestação de serviços ou a venda de produtos, garantindo que o profissional comprove a transação e possa receber corretamente. Além disso, é a prova de que os impostos estão sendo recolhidos corretamente. 

Quer saber mais? Veja a seguir, um passo a passo simples para emitir nota fiscal ou nota fiscal eletrônica.

O que é uma Nota Fiscal?

A Nota Fiscal é um documento oficial que comprova a realização de uma transação comercial, seja a venda de produtos ou a prestação de serviços. Sua emissão é obrigatória para empresas e profissionais que realizam operações tributáveis, pois garante o registro correto das atividades e o pagamento dos impostos correspondentes.

Na prática, emitir nota fiscal significa formalizar uma operação comercial. O documento reúne informações essenciais, como dados do vendedor e do comprador, descrição dos produtos ou serviços, valores, alíquotas e tributos incidentes.

Essas informações permitem que os órgãos fiscais acompanhem a arrecadação de impostos e verifiquem a conformidade das empresas com a legislação vigente.

Quais os tipos de Notas Fiscais?

Existem alguns tipos de nota fiscal e você precisa definir quais vai emitir. Veja abaixo quando cada tipo é utilizado:

• Nota fiscal eletrônica (NF-e): é emitida para registrar a venda de produtos e recolhe o ICMS, principal imposto cobrado nos estados brasileiros;
• Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e): essa nota é emitida na prestação de serviços e recolhe o ISS, imposto de competência municipal;
• Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e): essa nota é emitida em vendas diretas de produtos ou serviços para o consumidor. Varejistas são os tipos de negócios que costumam emiti-la, em substituição ao cupom fiscal.

Quem é obrigado a emitir Nota Fiscal?

Toda empresa que realiza a venda de produtos ou a prestação de serviços é obrigada a emitir nota fiscal. No entanto, existe uma exceção para o Microempreendedor Individual (MEI), que só é obrigado a emitir nota fiscal quando realiza vendas ou presta serviços para pessoas jurídicas. Já nas vendas para pessoas físicas, o MEI só precisa emitir a nota se o cliente solicitar.

Também é importante lembrar que o MEI deve emitir nota fiscal sempre que o produto for enviado para o cliente, mesmo que o comprador seja uma pessoa física. Isso inclui vendas pela internet ou telefone.

O que é necessário para emitir Nota fiscal?

Antes de emitir uma nota fiscal, é preciso cumprir algumas etapas que garantem a regularização da empresa e a validade do documento fiscal. Veja o que é necessário.

Ter um CNPJ ativo

O primeiro passo é abrir uma empresa e obter o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica). No caso do microempreendedor, é possível abrir um MEI gratuitamente no Portal do Empreendedor. 

Obter Inscrição Estadual (IE) ou Municipal (IM)

Também é necessário cadastrar sua empresa no órgão correspondente à sua atividade. Quem vende produtos deve obter a Inscrição Estadual junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz). Já quem presta serviços precisa da Inscrição Municipal, obtida na Prefeitura. 

Fazer o credenciamento para emissão de notas fiscais

O credenciamento no órgão competente (Secretaria Estadual ou Municipal de Fazenda ou Finanças) vai gerar uma autorização para que você possa emitir a sua nota fiscal eletrônica. Veja quais são os órgãos que você precisa procurar:

• Nota Fiscal de Produto (NF-e) e Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e): Secretaria Estadual da Fazenda da região em que a empresa está cadastrada;
• Nota Fiscal de Serviço (NFS-e): Secretaria Municipal de Finanças, de Fazenda ou órgãos similares, do local em que sua empresa está cadastrada. 

Cada órgão tem sua própria regulamentação e processos, por isso, um contador é o melhor profissional para orientar nesse momento. 

Adquirir um Certificado Digital

O Certificado Digital funciona como uma assinatura eletrônica que identifica sua empresa e é obrigatório para a emissão de notas fiscais eletrônicas. Ele é fornecido por uma Autoridade Certificadora, credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). Os modelos de certificado digital mais utilizados são os tipos A1 ou A3. Porém, o recomendado é verificar com o fornecedor e com o programa emissor de notas fiscais qual é o tipo aceito.

Para adquirir o certificado digital, você terá que apresentar seus documentos na Autoridade de Registro, que vai validar seus dados. Quando estiver validado, você poderá configurar o token ou smartcard de acesso. 

Escolher um emissor de notas fiscais

Por fim, é necessário utilizar um software emissor de notas fiscais autorizado. Existem opções gratuitas e pagas, que permitem emitir diferentes tipos de notas (NF-e, NFS-e, NFC-e, entre outras). Por exemplo, o MEI pode emitir uma NFS-e diretamente no Portal do Empreendedor. 

Passo a passo para emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

As etapas para emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) dependem do seu estado. Contudo, em geral, os principais passos são:

1. Acesse o sistema emissor de NF-e autorizado pela Secretaria da Fazenda;
2. Conecte seu Certificado Digital para garantir a validação e segurança da operação;
3. Cadastre os dados do emitente ou selecione sua empresa caso já esteja registrada no sistema;
4. Preencha as informações da nota, incluindo destinatário, produtos ou serviços, valores e impostos;
5. Corrija eventuais falhas apontadas pelo sistema antes de prosseguir;
6. Assine digitalmente a NF-e com o certificado do tipo A1 ou A3, conforme o padrão ICP-Brasil;
7. Transmita a nota fiscal eletrônica para a Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado;
8. Aguarde a autorização da Sefaz e confirme se a nota foi aprovada;
9. Após a autorização, gere e imprima o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que acompanha a mercadoria ou serve como comprovante da operação.

Quanto custa a emissão de uma nota fiscal?

Emitir uma nota fiscal é gratuito. Os custos envolvidos estão relacionados aos impostos que incidem sobre a operação, como ISS, ICMS, PIS e COFINS, que variam conforme o regime tributário da empresa, o tipo de atividade exercida e o valor da venda ou do serviço prestado.

Além disso, se a empresa utiliza os serviços de um contador ou de uma plataforma paga de emissão de notas fiscais, pode haver uma cobrança pelo suporte técnico ou pela manutenção do sistema.

Perguntas frequentes