Se você busca por um modelo de recibo de pagamento, certamente vai encontrar diversas opções na internet. No entanto, nem todas podem ser úteis para o seu tipo de negócio. Por isso, é muito importante entender o propósito deste documento para poder elaborar o exemplo de recibo adequado.
Para ajudar, acompanhe o artigo abaixo, entenda o que é um modelo de recibo de pagamento e saiba como fazer o seu.
O que é modelo de recibo de pagamento?
Primeiramente, vamos entender o que é um recibo de pagamento. O documento emitido pelo credor declara que uma quantia negociada entre o comprador e o vendedor foi quitada. Inclusive, também pode servir como prova de pagamento em casos judiciais.
Aliás, o recibo de pagamento é muito importante para todas as partes envolvidas em um negócio. Para o credor, é a prova de que ele recebeu o pagamento e ajuda em sua organização financeira. Já para quem estava devendo, é a garantia de que não será cobrado duas vezes pelo mesmo produto ou serviço.
Sendo assim, o recibo de pagamento evita problemas como:
- Problemas com pagamento não realizado;
- Contestação sobre o recebimento da dívida;
- Possíveis erros de duplicação de valores;
- Falta de organização financeira para quem está recebendo o pagamento.
Quem precisa fazer um recibo de pagamento?
O recibo de pagamento pode ser emitido por pessoas físicas e jurídicas em qualquer transação financeira. Por exemplo, se você presta serviços para pessoas físicas, também pode emitir um recibo de pagamento e garantir mais segurança para todas as partes.
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Quando é preciso um recibo de pagamento
Apesar de sua importância, muitos empresários ainda deixam de lado essa etapa, sem entenderem que esse é um erro. Isso porque, além de possuir valor legal, o recibo é que resguarda as partes envolvidas em uma negociação.
Mas, não é só isso, a Lei nº 8.846 de 21 de janeiro de 1994 determina que em todas as transações financeiras no Brasil, o recibo deve ser entregue no ato da venda de produtos e serviços:
“A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.”
Informações que não podem faltar em um recibo de pagamento
Mas e como preencher um recibo? É importante saber que não existe um modelo de recibo de pagamento padronizado usado para todas as empresas no Brasil.
Ao buscar na internet, você irá encontrar diversos exemplos de recibo de pagamento que podem ou não servir para sua empresa. Dessa forma, analise se contém as informações essenciais. Ainda, não esqueça de que é possível criar o padrão para sua empresa, com os dados pertinentes a ela.
No entanto, algumas informações importantes não podem faltar na hora de fazer como fazer um recibo:
- A indicação de todos os sujeitos envolvidos como credor e devedor;
- Informações de quem recebeu e fez o pagamento como nome, endereço e CPF ou CNPJ;
- Valor pago;
- Motivo que explica a emissão deste recibo de pagamento, seja prestação de serviços ou venda de mercadoria;
- Data de emissão;
- Número da parcela, quando houver;
- Assinatura do emissor do recibo.
A diferença entre recibo de pagamento e Nota Fiscal
Uma dúvida muito comum entre empreendedores e prestadores de serviços é sobre a diferença entre o recibo de pagamento e a Nota Fiscal. Afinal, eles são sinônimos?
A resposta é: Não! Na verdade, os dois documentos são bastante diferentes. Enquanto o recibo de pagamento serve para controle financeiro, a Nota Fiscal é uma comprovação de propriedade em relação a determinado bem ou serviço.
Além disso, apesar de ter validade fiscal, o recibo serve apenas como comprovante de pagamento e recebimento. Já a Nota fiscal é que permite o recolhimento de impostos para PJs.
Outro detalhe importante, é que todas as pessoas jurídicas são obrigadas a emitir Nota Fiscal nas vendas e compras de produtos e serviços. A única exceção é para os MEIs (Microempreendedores Individuais), que não têm a obrigação quando o negócio é feito com pessoas físicas.
A diferença entre recibo de pagamento e Invoice
Quem faz exportação de serviços também precisa emitir um Invoice. Mas qual a diferença entre o recibo de pagamento e o Invoice?
Em primeiro lugar, vamos entender o que é o Invoice, documento usado para faturar serviços prestados contratados, assim como a compra e venda de produtos do exterior. O Invoice geralmente especifica a descrição do serviço ou compra, os dados dos envolvidos e fornece informações sobre os métodos de pagamento disponíveis.
Ou seja, ele deve ser feito antes do recibo de pagamento. É ele que irá especificar como o pagamento será feito. Só após a efetivação é que o recibo é entregue.
Como fazer modelo de recibo de pagamento
Se você tiver um modelo de recibo de pagamento pronto, irá facilitar o dia a dia em sua empresa. Isso porque bastará acrescentar os dados pertinentes de cada transação. Para te ajudar, veja um passo a passo de como criar um modelo de recibo de pagamento simples.
Descubra aqui como abrir um MEI.
Passo 1 – Defina um título para o documento
Aqui, o título do documento pode ser o modelo de recibo de pagamento. Dessa forma, sempre que for necessário, basta trocar o nome para cada transação que será feita.
Passo 2 – Crie o texto do recibo
Esse é o momento de criar a narrativa padrão para o recibo. Como se trata de um modelo, deixe espaços em branco para acrescentar os dados pertinentes em cada transação, como no exemplo:
“Eu,____________________________, portador (a) do CPF/CNPJ _______________, residente no endereço ________________________________, declaro que recebi de _____________________________________________ portador (a) do CPF/CNPJ ______________, o valor de ___________________________, pelos serviços prestados ___________________________”
A maior vantagem de fazer seu próprio modelo de recibo de pagamento é poder personalizar de acordo com as informações de sua empresa. O modelo que passamos acima é apenas um exemplo, escreva de acordo com seus interesses.
Neste momento, é importante deixar os espaços suficientes para serem adicionadas todas as informações. Também, no campo de valor, deixe espaço suficiente para colocar a quantia numérica e por extenso.
Passo 3 – Deixe espaços para data e assinatura
Nunca se esqueça de deixar o espaço suficiente para informar a data, local e, claro, a assinatura do credor. Esses itens são indispensáveis. Ainda que as negociações sejam feitas de forma online, atualmente, já existem formas simples de fazer a assinatura a distância.
Passo 4 – Guarde em local de fácil acesso
Após ter o seu modelo de recibo de pagamento pronto, guarde em um local de fácil acesso. Se você costuma entregar o recibo em mãos, pode imprimir algumas cópias e usar sempre que precisar.
Por fim, sempre deixe o documento salvo em um formato que você pode editar com facilidade, como em um documento de word. Assim, é possível fazer alterações e adequações sempre que for preciso.
Conclusões
Um recibo de pagamento é um documento simples, mas que pode garantir várias vantagens para empresas de qualquer setor. Crie seu próprio modelo e use sempre que precisar.
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